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Installer un logiciel de planification dans votre petite entreprise peut vous faire gagner un temps considérable. Même si cela peut sembler fastidieux de trouver le logiciel de prise de rendez-vous qui correspond le mieux à votre entreprise, c'est plus facile que ça en a l'air.
En fait, il faut trouver une plateforme de planification conviviale, abordable et dotée de fonctionnalités intuitives qui se charge de toute la logistique à votre place. Pour ce faire, recherchez les éléments suivants afin de trouver le bon logiciel de planification pour votre petite entreprise :
1. Qu'est-ce qu'un logiciel de planification ?
Les plateformes de planification sont des outils qui automatisent le processus de planification de votre entreprise. Qu'il s'agisse de fixer un rendez-vous avec un sous-traitants ou un client, un bon logiciel de planification gère les tâches administratives stressantes à votre place.
Au lieu de perdre votre temps à échanger des e-mails pour fixer un rendez-vous, un logiciel automatisé vous permet d'envoyer un lien vers votre page Rendez-vous directement aux clients ou de l'intégrer à votre site web. Ainsi, vos clients et vos prospects peuvent voir quelles sont vos disponibilités et choisir eux-mêmes le rendez-vous qui leur convient.
2. Les avantages d'un logiciel de planification
Un logiciel de planification permet aux activités basées sur la prise de rendez-vous de gagner en efficacité. En transférant la prise de rendez-vous à une plateforme de planification, vous pouvez :
Gagnez du temps
Une plateforme de planification efficace offre un système d'intégration entièrement automatisé. Par conséquent, vous passez moins de temps au quotidien sur les tâches manuelles et administratives. De plus, un bon logiciel de planification agira quasiment comme un assistant virtuel, en envoyant un questionnaire à vos clients ou en leur demandant leur avis a posteriori.
Un étude de 2019 auprès d'utilisateurs de logiciels de planification a révélé que l'automatisation de la prise de rendez-vous a permis de gagner jusqu'à 5 heures par semaine. Cela représente une heure par jour, ce qui est suffisant pour développer des formations en ligne, travailler le relationnel avec vos clients ou libérer du temps pour prendre soin de vous et des autres en dehors du travail.
Soulager la charge mentale
Grâce à la prise de rendez-vous automatisée, il n'y a plus d'attente ni d'échanges interminables. Une fois le lien de planification envoyé, le client se charge de la réservation et vous passez à autre chose.
Responsabiliser les clients et préserver votre entreprise
Conserver tous les échanges officiels peut être extrêmement intéressant pour une entreprise en ligne. En effet, avec un logiciel de planification, vous n'avez plus besoin de vous plonger dans votre messagerie pour trouver de vieilles conversations car il classe toutes les communications échangées avec chaque client dans leur profil.
En quelques clics, vous avez accès aux rendez-vous réservés et réglés, aux conditions d'utilisation ou aux contrats que vous avez acceptés, aux annulations ou reprogrammations, ainsi qu'à l'ensemble des e-mails envoyés de manière automatisée par le logiciel de planification.
Délimiter facilement votre planning
Lorsque vous personnalisez votre disponibilité par type de rendez-vous, vous n'automatisez pas seulement vos rendez-vous : vous automatisez vos limites.
Le fait de configurer des règles sur votre logiciel de planification permet de sécuriser et de planifier votre charge de travail. Les règles de planification vous évitent toute surcharge de travail ou toute prise de rendez-vous en dehors de vos horaires de préférence.
Avoir une image plus professionnelle
En utilisant le bon logiciel de planification, vous pouvez changer l'image de votre entreprise auprès du public. Au lieu de vous considérer simplement comme un prestataire de service ponctuel, vous serez reconnu en tant qu'entreprise à part entière. Les points de contact unifiés et sophistiqués d'un bon logiciel de planification offrent une meilleure expérience utilisateur, reflétant ainsi votre image de véritable professionnel.
3. Identifier les principales caractéristiques nécessaires pour votre logiciel de planification
Chaque plateforme de planification offre différents avantages, c'est pourquoi nous avons dressé une liste de principales caractéristiques qui peuvent vous intéresser.
La possibilité d'appliquer votre marque à chaque point de contact
Préférez les plateformes qui vous permettent de choisir les couleurs (comme celles des boutons), d'appliquer un fond d'écran, de modifier le texte et d'obtenir un lien personnalisable qui mène à votre page Rendez-vous. Ces points de contact vous permettent d'adapter l'aspect, l'expérience et le discours au reste de votre marque en ligne.
Une fonctionnalité pour la prise de rendez-vous par les clients
L'intérêt d'une planification automatisée est que vous n'avez que rarement besoin d'intervenir. Tâchez de trouver une plateforme qui permette aux clients de choisir eux-mêmes leurs rendez-vous. Après leur avoir envoyé l'URL de la page Rendez-vous que vous avez personnalisée, vos clients pourront choisir l'heure qui leur convient, indiquer leur moyen de paiement et compléter un questionnaire d'admission sans aucune intervention de votre part.
La flexibilité dans la manière de vendre et d'être payé
Lorsque vous évaluez la plateforme de planification qui convient le mieux à votre entreprise, cherchez un logiciel qui vous permet de créer des codes de réduction, de paramétrer un système de pourboires virtuels, d'offrir des cours à prix libre et de vendre des services par lot. Ainsi, vous avez la possibilité de vendre ce que vous voulez, de la manière que vous souhaitez et au prix adéquat pour votre entreprise.
L'accueil et le suivi des clients personnalisés
Les e-mails d'accueil et de fin de prestation sont essentiels pour que vos clients aient une bonne opinion de la qualité de vos services. Pour ce faire, trouvez une plateforme qui vous permette de personnaliser le texte, la présentation, la police et les couleurs de vos e-mails. Cela garantira la cohérence de la marque et vous aidera à établir des relations réelles et durables qui génèrent des revenus récurrents et de véritables liens.
Le coût total
Un logiciel de planification est un investissement qui peut vous aider à atteindre vos objectifs métier à long terme. Si vous allouez un budget à ce service, réfléchissez aux économies que vous pourrez réaliser à long terme grâce à la planification automatisée.
Si votre logiciel de planification automatique vous fait gagner au moins une heure par semaine, cela vous permet de libérer au moins 52 heures par an. Vous pourrez les réinvestir dans la croissance de votre entreprise.