5 exemples d’e-mails d’accueil du client pour votre petite entreprise

L’accueil du client est un processus vous permettant de :

• Accueillez de nouveaux clients et commencez à établir des relations professionnelles.

• Définissez les attentes quant à la façon dont vous passerez votre temps ensemble.

• recueillir des informations supplémentaires avant votre rendez-vous ou votre cours ;

• aider vos clients à se sentir informés et encadrés.

Une bonne expérience d’accueil pour les nouveaux clients est importante dans le maintien et le développement d’une entreprise prospère. Étant donné qu’il s’agit de l’une des premières communications que les nouveaux clients ont de vous, les e-mails d’accueil que vous leur envoyez peuvent contribuer à leur offrir une expérience de meilleure qualité. Vous renforcez ainsi la confiance dans votre marque, les clients sentent qu’ils sont les bienvenus et reçoivent toutes les informations importantes dont ils ont besoin, et ce, tout en simplifiant votre flux de travail.

Qu’est-ce qu’un e-mail d’accueil ?

Si vous proposez des services ou des cours, les e-mails d’accueil destinés aux clients correspondent à la série d’e-mails qui leur est envoyée lors de la réservation. Ces e-mails sont généralement automatisés. Dans une entreprise qui vend des produits, il s’agit par exemple d’un avis d’expédition.

Bien que la configuration de vos modèles d’e-mails d’accueil prenne un peu de temps, ils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps par la suite.

Acuity Scheduling contient six templates d’e-mails par défaut. Personnalisez-les pour commencer à créer des templates pour l’accueil de vos clients. Vous pouvez en créer d’autres si besoin.

Les six e-mails d’accueil du client à créer impérativement sont :

• 1 e-mail de confirmation initial

• 2 e-mails de rappel

• 1 e-mail de confirmation d’annulation

• 1 e-mail de confirmation de reprogrammation

• 1 e-mail de suivi/de demande de témoignage

Remarque : les e-mails suivants sont donnés à titre d’exemple uniquement. Personnalisez les informations pour les appliquer directement à votre entreprise et suivez les bonnes pratiques en matière d’e-mail, ainsi que toutes les lois et réglementations applicables.

1. E-mail de confirmation initial

Les e-mails de confirmation initiaux sont envoyés immédiatement après la réservation d’un service ou la prise d’un rendez-vous. Ces e-mails d’accueil permettent aux clients de recevoir toutes les informations importantes pour leur session :

• La personne qu’ils vont rencontrer : par exemple, vous ou un membre de votre équipe

• La raison de votre rencontre : le type de service réservé ou à quoi s’attendre

• Quand aura lieu votre rencontre : notamment le fuseau horaire, surtout si vous travaillez à distance

• Lieu de votre rendez-vous : adresse physique exacte ou lien vers la salle de réunion virtuelle

• La raison de leur réservation : un bref rappel de ce qu’ils peuvent attendre du temps passé ensemble

• Comment poser des questions ou reporter un rendez-vous : votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et les liens pour la reprogrammation

La modification de l’e-mail dans Acuity Scheduling prend environ 60 secondes. Le formatage est prédéfini afin de rendre un aspect soigné avant l’envoi, et chaque e-mail est personnalisable selon le type de rendez-vous. 

Vous pourriez trouver utile de créer un modèle d’e-mail de confirmation distinct pour les nouveaux clients, qui fonctionne également comme un e-mail de bienvenue. Avant de donner des détails sur leur réservation, commencez par un message de bienvenue chaleureux pour exprimer votre gratitude et partager des conseils utiles pour les nouveaux clients. 

Exemple d’e-mail de confirmation initial

Envoi automatique : immédiatement après la réservation

Objet : Votre rendez-vous est prévu

2. E-mails de rappel brefs

Faites en sorte que votre rendez-vous soit une priorité pour vos clients et réduisez les rendez-vous non honorés. Tout comme dans l’e-mail de confirmation initial, les e-mails de rappel fournissent aux clients les principaux détails du rendez-vous. 

Voici les principaux éléments contenus dans un e-mail de rappel :

• Les personnes que les clients vont rencontrer

• La raison de votre rencontre

• La date de votre rencontre

• Le lieu de votre rencontre

• La raison pour laquelle ils ont effectué une réservation

• Comment poser des questions ou reprogrammer

Il n’est pas nécessaire de renvoyer le premier e-mail confirmant toutes les informations. Toutefois, incluez les informations clés de la rencontre et indiquez à nouveau comment vous contacter si nécessaire. Utilisez l’automatisation des e-mails pour envoyer un rappel quelques jours avant le rendez-vous et un second le jour du rendez-vous.

Exemple de premier e-mail de rappel

Envoi automatique : 72 heures avant le rendez-vous

Objet : Votre rendez-vous aura lieu dans 72 heures

Exemple de deuxième e-mail de rappel

Envoi automatique : le jour du rendez-vous, au moins deux heures à l’avance

Objet : Au plaisir de vous voir aujourd’hui pour notre rendez-vous

3. E-mail de reprogrammation

Les e-mails de reprogrammation confirment toute modification de rendez-vous demandée et reprennent les informations importantes. Tout comme avant, vous devrez inclure :

• Le rendez-vous qui a été reprogrammé

• La date initiale du rendez-vous

• La date et l’heure du nouveau rendez-vous

• Le lieu où aura lieu le rendez-vous

• La raison du rendez-vous

• Comment reprogrammer le rendez-vous, en incluant un bouton vers votre lien Acuity

Nous proposons un exemple de template de base pour un e-mail de reprogrammation déjà chargé dans Acuity Scheduling. Tout comme les autres templates, vous pouvez le personnaliser en fonction du ton et du design souhaités pour vos e-mails marketing.

Consultez nos conseils pour reprogrammer les rendez-vous des clients

Exemple d’e-mail de confirmation de reprogrammation

Envoi automatique : immédiatement après la reprogrammation du rendez-vous

Objet : Votre rendez-vous a été reprogrammé

4. E-mail d’annulation

Les e-mails d’annulation confirment tout rendez-vous annulé avec votre client et vous donnent à tous les deux une preuve que votre rendez-vous n’a pas eu lieu. Votre e-mail inclura probablement la plupart des éléments cités auparavant, mais structurés d’une manière légèrement différente.

• Quel rendez-vous a été annulé (le type de service réservé)

• Quand devait avoir lieu le rendez-vous initial

• Où devait avoir lieu le rendez-vous (l’adresse ou le lien vers la salle de réunion virtuelle)

• Pourquoi le client devrait réserver à nouveau (rappel rapide des avantages d’une collaboration avec vous)

• Comment réserver à nouveau avec vous (lien vers votre page Rendez-vous)

Cette communication compte autant dans la première impression que vous donnez à vos clients que n’importe quel autre élément de votre stratégie d’accueil. Considérez vos e-mails d’annulation comme une opportunité pour fidéliser vos clients. 

Montrez que vous comprenez la raison de l’annulation et indiquez que vous serez ravi de les revoir en mentionnant ce que vous pouvez leur apporter.

Si cela se justifie pour votre entreprise, ajoutez un appel à l’action clair permettant d’effectuer une nouvelle réservation ou de vous contacter lorsque le client est prêt.

En savoir plus sur la rédaction d’une politique d’annulation

Exemple d’e-mail d’annulation

Envoi automatique : immédiatement après l’annulation du rendez-vous

Objet : Votre annulation a bien été prise en compte

5. E-mail de suivi/de demande de témoignage 

Les e-mails de suivi automatisés sont efficaces pour maintenir un bon niveau de communication avec vos clients, tandis que les témoignages peuvent vous aider à développer votre entreprise. Non seulement ils contribuent à garantir la satisfaction de vos clients (puisque vous recevez des commentaires sur vos services), mais les témoignages constituent également un excellent outil marketing.

Les témoignages vous permettent de partager les principales fonctionnalités et avantages d’une collaboration avec vous, en vous appuyant sur les propos de clients satisfaits. Demander un témoignage vous permet de prendre des nouvelles de vos clients à la fin de leur parcours, tout en vous donnant de nouveaux moyens de mettre en valeur vos points forts.

Exemple de demande de témoignage

Envoi automatique : un à trois jours après le rendez-vous

Objet : Avez-vous apprécié votre rendez-vous ?

Bonjour [NOM] !

Quelques jours se sont écoulés depuis notre rendez-vous et je voulais juste savoir ce que vous pensiez de [TRAVAIL FAIT ENSEMBLE]. J’apprécie les commentaires de mes clients et j’aimerais que vous preniez quelques minutes pour me faire part de votre expérience avec moi.

Merci beaucoup, et au plaisir de vous revoir !

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Ce message a été mis à jour en 6^er juin 2023.