Principes de base de la comptabilité pour les propriétaires de petites entreprises

Selon une étude réalisée par une banque américaine, 82 % des entreprises font faillite, le problème étant dû à une mauvaise gestion des flux de trésorerie. De bonnes pratiques comptables sont essentielles pour tout propriétaire de petite entreprise désireux de gérer efficacement ses finances et d’assurer le succès de son entreprise.

La comptabilité des petites entreprises comprend les pratiques financières qui permettent de suivre, de gérer et de comprendre les finances d’une entreprise, comme le suivi des stocks et des flux de trésorerie. Poursuivez votre lecture pour découvrir les pratiques comptables essentielles que les propriétaires de petites entreprises doivent connaître. 

Pour illustrer nos propos, nous allons prendre l’exemple de Sarah, une solopreneuse qui vient de lancer son entreprise de eCommerce en vendant des bijoux faits main via Squarespace. Avec quelques connaissances comptables de base, Sarah peut suivre son chiffre d’affaires et ses dépenses, analyser ses flux de trésorerie et prendre des décisions financières avisées afin de favoriser la croissance de son entreprise.

1. Choisissez un logiciel de comptabilité 

Lorsque vous choisissez un logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise, il est important de tenir en compte de certains facteurs. 

• Le caractère abordable : tenez compte du nombre de personnes qui ont besoin d’accéder à votre logiciel de comptabilité et des fonctionnalités dont vous avez besoin par rapport au coût. L’idéal est de choisir un logiciel de comptabilité qui puisse évoluer au rythme de l’entreprise. 

• Les intégrations : les capacités d’intégration du logiciel que vous choisissez peuvent vous permettre de gagner du temps sur les tâches manuelles de comptabilité ou de gestion des stocks. Par exemple, un logiciel qui s’intègre au service client, un logiciel de gestion des stocks et qui peut synchroniser automatiquement les ventes depuis Squarespace. 

• Des options basées sur le cloud : un logiciel de comptabilité basé sur le cloud est un logiciel financier qui stocke en toute sécurité vos informations comptables en ligne. Il est avantageux si vous avez d’autres employés, un comptable ou un aide-comptable engagé, car il a également la possibilité de se connecter de n’importe où.

Les options de comptabilité populaires basées sur le cloud telles que Xero et MYOB proposent des fonctionnalités conçues pour les propriétaires de petites entreprises, telles que des rapports qui vous permettent de surveiller facilement tous les domaines de votre entreprise. En connectant d’autres applications professionnelles, ces options logicielles de comptabilité peuvent constituer le centre de votre écosystème numérique.

Choisir des intégrations pour votre logiciel de comptabilité

En choisissant les bonnes intégrations comptables, vous pouvez assurer l’exactitude de vos données et gagner du temps. Cela peut être particulièrement utile si, comme Sarah, vous êtes propriétaire d’une entreprise individuelle, car les intégrations peuvent permettre d’effectuer un second contrôle sur les chiffres que vous suivez.

Par exemple, grâce aux intégrations comptables d’Amaka, vous pouvez synchroniser vos transactions Squarespace directement dans votre logiciel de comptabilité. Vous éliminez ainsi la saisie manuelle et vous vous assurez que les informations importantes telles que les ventes, les frais, les paiements et les taxes sont à jour dans les deux systèmes. Des données précises en temps réel vous permettent de respecter les bonnes pratiques comptables et de suivre correctement les flux de trésorerie et les niveaux de stock. 

Lorsque la période des impôts arrive, vous pourrez avoir l’esprit tranquille car vous savez que votre logiciel de comptabilité dispose déjà de relevés de vente détaillés et à jour. Pour une solopreneuse comme Sarah, il est important de gérer l’exactitude des données et les taux d’imposition afin de garantir la conformité fiscale. Une intégration peut donc simplifier le processus de préparation des déclarations de revenus dans son ensemble. Grâce à Amaka, vous pouvez synchroniser Squarespace avec Xero et MYOB. 

2. Configurez votre plan comptable

Un plan comptable permet de classer toutes les transactions de votre entreprise. Lorsqu’il est bien organisé et précis, il vous permet de connaître tous les aspects des finances de votre entreprise, qu’il s’agisse de la liquidité dont vous disposez, des dépenses régulières ou irrégulières, ou de l’état de vos dettes. Il se compose de cinq types de comptes principaux. 

1. Actifs : ressources que vous possédez et qui ont une valeur économique future, telles que les liquidités, les comptes clients, les stocks, les équipements, les biens immobiliers, etc. 

2. Passifs : dettes ou obligations auprès de tiers, telles que les comptes fournisseurs, les salaires à payer, les prêts bancaires, les immobiliers, etc.

3. Fonds propres : les créances détenues par les propriétaires/actionnaires de votre entreprise ; l’intérêt dans les actifs après déduction des passifs.

4. Revenus : les revenus provenant de vos activités commerciales, y compris les ventes, les services, les intérêts, les dividendes, etc. 

5. Dépenses : les coûts engagés pour générer des revenus, tels que les salaires des employés, les matières premières, la publicité, les loyers, les services publics, etc.

Lorsque vous élaborez votre plan comptable, les différentes catégories financières sont classées dans l’un des cinq principaux types de comptes. Voici quelques-unes des catégories clés que vous devrez peut-être prendre en considération : 

• Liquidités (actifs)

• Créances/comptes fournisseurs (passifs)

• Inventaire (actifs) 

• Coût de la marchandise vendue (COGS) (recettes) 

• Taxe de vente (recettes) 

• Recettes d’expédition/livraison (recettes)

• Frais d’expédition/de livraison (dépenses)

• Coûts d’emballage (dépenses)

Par exemple, pour Sarah, certains comptes importants pour sa bijouterie comprennent les frais d’expédition et d’emballage, les revenus de l’expédition, les frais des passerelles de paiement et les abonnements. 

La mise en place d’un plan comptable adéquat facilitera grandement le suivi des finances de votre entreprise. Si vous avez connecté Squarespace à votre logiciel de comptabilité avec Amaka, l’intégration créera automatiquement tous les types et sous-catégories de comptes pertinents. Ces comptes peuvent également être personnalisés en fonction des besoins de votre boutique. 

3. Suivez les revenus et les dépenses 

Une bonne tenue de registres est essentielle pour que les propriétaires de petites entreprises puissent suivre leurs finances. Il est important de tout documenter : tous les revenus, les ventes, les dépenses, les factures, etc. Supposons, par exemple, que Sarah prenne le temps d’installer un poste de travail à domicile pour son entreprise ou qu’elle déjeune avec une personne qui organise une foire locale pour les petites entreprises. Elle devrait conserver les reçus de ces achats et indiquer le but de la dépense. 

Avec une documentation claire, Sarah peut facilement créer des états financiers clés tels qu’un compte de résultat pour suivre ses revenus et ses dépenses, un bilan pour résumer son actif et son passif, et un tableau des flux de trésorerie pour voir les entrées et les sorties d’argent de son entreprise. En vérifiant régulièrement vos revenus et vos dépenses, vous vous assurez que vos liquidités sont utilisées là où vous en avez le plus besoin et vous faites des ajustements si ce n’est pas le cas. 

Notez que vous pouvez être tenu d’utiliser une méthode comptable spécifique, en fonction de l’endroit où vous exercez votre activité et de vos revenus. Vous pouvez utiliser la méthode de la comptabilité de caisse, selon laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont reçues ou payées. Vous pouvez également utiliser la méthode de la comptabilité d’exercice, selon laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées au moment de la transaction, même si l’argent n’est pas encore sorti ou entré dans votre banque. Vérifiez les réglementations en vigueur dans le pays où vous exercez votre activité. 

L’intégration comptable permet d’automatiser une grande partie de ces tâches, car elle permet d’intégrer automatiquement les données relatives aux ventes, aux frais et aux dépôts. Bien que cela puisse être déconcertant au début, la tenue des comptes, avec l’aide de l’automatisation, devient un processus transparent, vous aidant à garder le contrôle sur vos revenus et vos dépenses.

4. Analysez et gérez les flux de trésorerie

Il est important d’analyser soigneusement vos flux de trésorerie, car les liquidités dont vous disposez dictent les décisions que vous prenez pour votre entreprise. En examinant les données sur les revenus et les dépenses au fil du temps, vous pouvez commencer à prévoir les flux de trésorerie futurs. Cela vous permet d’identifier les pénuries de trésorerie potentielles bien à l’avance afin de prendre les mesures nécessaires pour éviter tout problème. Vous pouvez également prévoir quand vous aurez davantage de liquidités à réinvestir dans votre entreprise.

Par exemple, si Sarah constate une augmentation significative de ses ventes pendant les fêtes, elle peut alors préparer et allouer des fonds en cas de ralentissement des ventes après la fin de la période des fêtes. Après les fêtes, Sarah peut analyser le total de ses ventes et les articles les plus populaires. De cette façon, elle peut prévoir la période des fêtes de l’année d’après. Il peut s’agir d’embaucher un employé saisonnier pour l’aider à gérer l’afflux de ventes, si le budget le permet. 

La maîtrise des stocks à l’aide d’outils comptables peut également améliorer votre trésorerie. L’essentiel est d’utiliser les données financières pour élaborer des stratégies permettant d’augmenter le nombre de clients fidèles, de s’assurer qu’il n’y a pas eu de surstockage ou de rupture de stock, ou de mettre de côté des fonds d’urgence pour faire face aux baisses saisonnières.

Par exemple, le fait de voir quels produits sont régulièrement achetés ensemble peut vous aider à identifier ceux que vous pouvez recommander à vos clients existants afin de les encourager à revenir. Vous pouvez également observer les performances de différents produits tout au long de l’année afin de mieux planifier vos stocks.

Grâce à une analyse fréquente des flux de trésorerie, vous pouvez détecter les problèmes avant qu’ils ne surviennent et préserver la santé financière de votre entreprise. Essayez d’assurer un suivi tous les mois ou toutes les deux semaines, si ce n’est plus fréquemment.

Vous souhaitez faire passer votre stratégie de petite entreprise au niveau supérieur ? Découvrez d’autres ressources sur le blog de Squarespace. Vous pouvez également consulter le blog d’Amaka pour obtenir davantage d’informations sur le eCommerce et les intégrations financières. 

Remarque : cet article Réussir a été rédigé en collaboration avec Amaka. Son contenu ne doit pas être considéré comme des conseils financiers ou juridiques professionnels. Consultez les réglementations locales et contactez un professionnel de la finance pour comprendre vos obligations.