Comment gérer les finances de votre petite entreprise

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous devez gérer efficacement vos finances, mais cela peut s’avérer difficile, surtout si vous en êtes à vos débuts. Que vous soyez un travailleur indépendant ou que vous dirigiez une entreprise de quelques employés, connaître les notions de base de la planification financière, comme le suivi des recettes, la comptabilité, les dépenses professionnelles et la budgétisation des impôts et taxes, constitue un atout majeur.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour gérer les finances d’une petite entreprise, de la mise en place de systèmes comptables adéquats à la résolution de problèmes de trésorerie. En suivant les bonnes pratiques dans l’ensemble de vos processus financiers, vous pourrez gérer votre entreprise en toute confiance et définir des objectifs. Grâce à une planification minutieuse, vous vous donnerez toutes les chances de créer une petite entreprise florissante.

Remarque : cet article Réussir a été rédigé en collaboration avec Amaka. Son contenu ne doit pas être considéré comme des conseils financiers ou juridiques professionnels. Consultez les réglementations locales et contactez un professionnel de la finance pour comprendre vos obligations.

Comment suivre vos finances 

Pour les propriétaires de petites entreprises, l’une des principales tâches financières consiste à mettre en place un système de suivi des recettes et des dépenses. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez impérativement avoir des connaissances de base sur la comptabilité, comme être capable de classer correctement les recettes et les dépenses. 

Vous devez au minimum suivre régulièrement les chiffres suivants :

• Recettes : le total de vos revenus 

• Dépenses : le coût total de votre activité

• Coût des marchandises : le coût total pour créer un produit

• Marge brute : les recettes moins le coût des marchandises

• Résultat net : les recettes moins le coût des marchandises et les dépenses

• Taxes : Les taxes que vous collectez sur les produits vendus et les taxes que vous devez en tant que propriétaire d’entreprise

Pour vous aider, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité. Un bon outil de comptabilité vous aidera à suivre ces catégories et à déterminer les activités les plus rentables.

Les utilisateurs de Squarespace disposant d’un forfait Business ou Commerce ont accès à des informations sur le suivi des ventes et des paiements dans leurs analyses des ventes. Pour rester au fait de chaque détail, des extensions Squarespace peuvent répondre à vos besoins.

Un logiciel de comptabilité dans le cloud qui gère et suit vos finances en ligne plutôt que sur votre ordinateur peut vous donner accès à des données financières clés et à des rapports faciles à lire. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble des performances de votre entreprise. 

Si vous disposez des bons outils comptables et que vous faites preuve de discipline et gardez trace de toutes les transactions financières, vous pouvez avoir une meilleure visibilité sur les performances financières de votre entreprise. Le suivi des finances peut nécessiter un temps d’adaptation, mais il est essentiel pour prendre des décisions éclairées et maintenir l’organisation financière d’une entreprise.

Automatiser le suivi de vos finances

Vous gagnerez du temps et vous aurez l’esprit tranquille si vous parvenez à automatiser la tenue de votre comptabilité. Un outil qui automatise le suivi vous évite d’avoir à enregistrer chaque transaction manuellement et garantit l’exactitude des données financières.

Les personnes qui vendent sur Squarespace peuvent utiliser une intégration de comptabilité avec Amaka qui synchronise automatiquement les transactions entre Squarespace et le logiciel de comptabilité. En regroupant toutes les informations au même endroit et en n’ayant plus à entrer manuellement les données, vous simplifiez grandement vos processus et la gestion des données.

Les intégrations d’Amaka éliminent également les erreurs humaines, ce qui vous permettra d’avoir des chiffres et des rapports exacts. Vous trouverez l’intégration Squarespace + Xero et l’intégration Squarespace + MYOB sur la marketplace Squarespace Extensions.  

Prenez le temps de déterminer les informations que vous devez suivre et celles qui correspondent le mieux à votre activité. En effectuant quelques recherches sur les intégrations disponibles, vous pourrez choisir les outils d’automatisation adaptés aux besoins de votre entreprise et créer un processus de gestion financière efficace.

Comprendre les états financiers  

Pour bien gérer vos finances, vous devez impérativement examiner régulièrement vos états financiers. Vous devez consulter notamment les comptes de résultat, les bilans et les rapports de flux de trésorerie, qui font généralement l’objet de rapports distincts dans votre logiciel de comptabilité. 

• Compte de résultat : indique les recettes, les dépenses et le total des profits et pertes d’une entreprise sur une période donnée.

• Bilan : donne un aperçu des actifs, des passifs et des capitaux propres d’une entreprise à un moment donné.

• Rapport de flux de trésorerie : enregistre les revenus en espèces et les liquidités versées par une entreprise sur une période donnée afin d’analyser où les liquidités sont générées et dépensées.

Ces documents fournissent des informations précieuses sur les performances et la santé de votre entreprise. Apprendre à lire les états financiers vous permet de calculer des ratios importants qui révèlent la rentabilité, le niveau d’endettement et d’autres indicateurs au fil du temps. Vous pouvez ainsi repérer les problèmes, trouver des opportunités et prendre des décisions éclairées pour l’avenir. 

Par exemple, le suivi mensuel de vos revenus et de vos dépenses peut vous signaler d’éventuels problèmes de trésorerie avant qu’ils ne deviennent urgents. L’analyse des tendances de vos ventes et de vos recettes peut indiquer si vous devez ajuster les prix ou le niveau des stocks. 

Lire notre guide sur les bases de la comptabilité

Bonnes pratiques pour les finances des petites entreprises

Bien organiser vos finances dès le départ constitue l’étape la plus importante. Vous devez ainsi vous assurer que vos données sont classées de manière appropriée, précise et en temps opportun.

Lorsque vos finances sont organisées, vous disposez d’un aperçu de vos flux de trésorerie actuels et vous pouvez vous baser sur diverses statistiques pour déployer des stratégies de stimulation de la croissance. À mesure que votre activité se développe, il devient de plus en plus nécessaire de disposer d’outils qui simplifient ou éliminent le travail manuel.

Un logiciel de comptabilité dans le cloud peut vous permettre d’avoir un éclairage précis sur vos finances et d’obtenir des informations financières très utiles. Il est essentiel d’adopter certaines habitudes telles que le respect des budgets, la détection des erreurs et les prévisions en vue d’orienter les dépenses. Si vous découvrez par exemple que vous gagnez plus certains mois que d’autres, vous pouvez anticiper les hautes saisons et préparer votre inventaire ou des projets marketing.

Il est également important de rapprocher régulièrement vos comptes afin d’identifier les différences et de répondre aux exigences de conformité locales. Vous devez notamment comparer deux ensembles d’opérations, tels que les données de votre logiciel de comptabilité avec celles de votre compte bancaire, afin de vous assurer qu’elles correspondent. Les efforts consentis pour suivre et maintenir les bonnes pratiques financières sont récompensés par une plus grande stabilité et des économies de coûts.

Découvrez comment suivre vos flux de trésorerie

Ressources et soutien à disposition

Si vous débutez et que vous recherchez des outils pour vous aider à gérer vos finances, nous vous conseillons de commencer par parcourir les extensions Squarespace à votre disposition. Vous y trouverez un large éventail d’applications qui peuvent répondre à vos besoins. Par exemple, Amaka est disponible avec un forfait gratuit et une assistance continue et illimitée. Si vous avez besoin d’aide pour configurer votre intégration, vous pouvez planifier une séance guidée au cours de laquelle un spécialiste de l’intégration Amaka vous aidera par vidéo à configurer l’intégration en fonction de vos besoins. 

Pour obtenir des conseils financiers ou fiscaux, faites appel à un professionnel agréé qui connaît bien les réglementations et les lois de conformité dans votre pays d’activité.