Comment créer une estimation des coûts d’un projet

Quel que soit le secteur d’activité, de nombreux prestataires de services travaillent avec leurs clients sous la forme de projets. Au-delà de l’élaboration de stratégies spécifiques au projet, les clients voudront toujours obtenir une estimation des coûts d’un projet avant de s’engager officiellement à travailler avec vous. 

Une estimation des coûts d’un projet est un devis où sont répertoriés tous les coûts associés à votre travail, y compris les matériaux et matières premières, le temps et les autres ressources. Si vous parvenez à respecter le budget fixé, le client sera satisfait et plus enclin à faire de nouveau appel à vous à l’avenir. Notez également que vous pouvez réutiliser comme un modèle ou une formule une estimation des coûts bien pensée, ce qui vous permettra de réaliser des bénéfices sur votre travail. 

Dans cet article, vous allez découvrir ce qu’est une estimation des coûts d’un projet et en quoi elle diffère d’un budget traditionnel. Vous y trouverez également notre guide étape par étape pour créer votre propre estimation des coûts d’un projet. 

Qu’est-ce que l’estimation des coûts d’un projet ? 

Une estimation des coûts d’un projet est un document qui est envoyé par l’entreprise à ses clients potentiels et qui résume ce qu’elle va réaliser dans le cadre de ce projet et le coût total de ce travail. En fonction de vos services, votre estimation des coûts peut être basée sur différents facteurs tels que le temps de travail, le type de colis et les matériaux requis.

Une estimation des coûts d’un projet doit être un document détaillé contenant des informations telles que : 

• la main d’œuvre supplémentaire ou les fournisseurs ;

• le coût des matériaux et des matières premières ;

• les taxes ou les frais. 

Votre estimation des coûts du projet est un document important, car il permet de définir les attentes de votre client quant à ce que vous allez livrer, à quel moment et à quel prix. Ce document peut être déterminant dans la décision de votre client potentiel de travailler ou non avec vous. Il constitue en outre une ressource importante que votre client doit intégrer à son budget global. 

Quelle est la différence entre l’estimation des coûts et le budget d’un projet ?

La plus grande différence entre l’estimation des coûts et le budget d’un projet ? L’un est fixe et l’autre ne l’est pas. Les chiffres d’un budget sont fixes et approuvés par toutes les personnes impliquées dans l’accord de projet. De leur côté, les estimations des coûts des projets sont plus flexibles et servent d’exercices de prévision pour votre client. Elles peuvent être revues à la hausse ou à la baisse et peuvent ne pas tenir compte d’éventuels problèmes, tels que des demandes qui ne sont pas prévues dans le projet ou une augmentation du prix des matières premières. 

Par exemple, un photographe de mariage peut envoyer un devis à un client. Une fois que le photographe et le client ont signé un contrat, ils sont liés à un budget, qui ne peut changer que dans des circonstances particulières, comme des ajouts de dernière minute à la séance photo.

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Quels sont les différents types d’estimations des coûts des projets ? 

Il existe trois types d’estimations des coûts que vous pouvez utiliser auprès de vos clients pour définir la portée du projet : une estimation approximative, une estimation budgétaire et un cahier des charges.

1. Estimation approximative

Ce type d’estimation repose sur une hypothèse générale des coûts. Un bon moyen d’utiliser une estimation approximative consiste à vous baser sur un projet précédent similaire. Par exemple, une graphiste a probablement une idée du temps ou du travail que lui demandera un projet de conception d’un site web. Elle peut donc utiliser cette estimation comme point de départ pour la plupart des demandes de conception de site web qu’elle reçoit. 

2. Estimation budgétaire

Également appelée devis budgétaire ou estimation paramétrique, une estimation budgétaire s’appuie sur des données ou des informations relatives au projet lui-même afin d’obtenir une idée plus précise du projet et de ses coûts. Par exemple, un décorateur d’intérieur peut établir une estimation budgétaire en fonction du nombre de pièces, du style préféré et de la fourchette de prix cible du client pour les œuvres d’art et les meubles.

3. Cahier des charges

Le cahier des charges constitue l’estimation des coûts d’un projet la plus détaillée. Ce document servira de base pour le budget de votre client. Il doit généralement être signé et intégré à un contrat. Un cahier des charges précise ce qui est attendu de vous, à quel moment et les frais associés. Il peut également inclure des lignes budgétaires supplémentaires pour les urgences ou les tâches qui ne sont pas initialement prévues dans le projet. 

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Comment calculer le coût d’un projet : guide étape par étape 

L’estimation des coûts d’un projet dépend du client, du projet et de votre activité. Cependant, les sept étapes suivantes peuvent vous aider à démarrer si vous n’avez jamais créé d’estimation des coûts d’un projet pour un client. 

1. Décrivez les rôles et les responsabilités de votre équipe

Présentez-vous ainsi que les membres de l’équipe qui travailleront sur le projet du client et expliquez ce que fait votre entreprise. Certes les clients veulent savoir combien ils vont dépenser, mais il est également utile de vous présenter, d’expliquer votre façon de travailler et de détailler votre processus de gestion de projet. Vous établirez ainsi une relation de confiance avec le client qui va au-delà des chiffres, ce qui peut les inciter à travailler avec vous.  

2. Rédigez un résumé du projet 

Certains clients présentent leur projet et leurs attentes de manière détaillée, et d’autres ne donnent qu’une idée générale. Il est important que vous compreniez ce que le client attend de vous afin qu’il soit satisfait. Dans votre résumé du projet, indiquez les besoins du client, le résultat escompté et la manière dont vous allez y parvenir. 

Incluez un détail de tout ce qui va se passer pendant le projet (comme les premiers brouillons, les révisions et les échéances finales), la liste des livrables et toute information pertinente sur le processus ou la gestion du projet. 

3. Effectuez des recherches sur le projet

Obtenez le plus d’informations possible sur le projet afin de les inclure dans le devis final du client. Vous pourriez par exemple revenir sur des projets précédents afin de comprendre votre processus et votre gestion du temps. Si vous travaillez avec des grandes entreprises, vous pourriez recueillir des informations sur les principaux acteurs et les dirigeants qui valideront la conclusion du projet, sur les résultats attendus, ainsi que sur les heures de lancement prévues. 

Plus vous en saurez sur le périmètre du projet, plus votre estimation des coûts du projet sera précise. 

4. Calculez les coûts des tâches et de la main-d’œuvre

Certains projets n’impliquent qu’une seule personne. Si vous êtes illustrateur indépendant par exemple, le devis que vous allez établir sera en grande partie une estimation des coûts de votre temps et de vos ressources. Cependant, si vous dirigez une petite agence avec deux ou trois illustrateurs qui travaillent tous sur le même projet, vous devez inclure des informations sur leur disponibilité et le coût de leur participation au projet.

Cette estimation dépend des ressources dont vous avez besoin pour mener à bien le projet, mais vous pouvez faire dans la simplicité. Pour donner aux clients une idée de ce à quoi ils peuvent s’attendre, dressez la liste des matériaux et matières premières que vous devez acheter pour effectuer le travail, de toutes les personnes qui travaillent sur le projet, des tâches qui leur incombent et du tarif de la main-d’œuvre. 

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5. Incluez les éventuels frais supplémentaires

Il est important de prévoir une marge de manœuvre dans votre devis. Une fois que l’estimation des coûts sera devenue un budget, il n’y aura sans doute plus moyen de prévoir des cas d’urgence ou une augmentation d’un certain coût par rapport aux prévisions. Ajoutez un pourcentage (par ex. 10-25 %) sous forme de ligne supplémentaire dans l’estimation des coûts du projet afin que votre client puisse l’intégrer à son budget en sachant que, dans un monde parfait, il n’aura pas à l’utiliser. 

Précisez ce qui pourrait entraîner une augmentation du budget, comme des séries de révisions supplémentaires, des demandes tardives ou toute autre modification du périmètre de vos services.

6. Calculez le coût total du projet

Une fois que vous aurez détaillé la nature du projet, les personnes qui y travaillent, le coût de la main-d’œuvre et des matériaux, et que vous aurez indiqué un montant pour les coûts supplémentaires ou cachés, vous pourrez calculer le coût total du projet. N’oubliez pas d’ajouter les taxes ou les frais de paiement supplémentaires que vous pourriez avoir à facturer. 

7. Définissez le calendrier du projet

Après avoir lu l’estimation des coûts, votre client doit impératif connaître le calendrier du projet, que vous l’incluiez dans votre résumé ou dans une section spécifique. Donnez le plus de détails possible sur les phases spécifiques, sur les personnes qui doivent approuver le passage à la phase suivante et sur la date de livraison finale prévue du projet.

Exemple d’estimation des coûts d’un projet 

Pour cette estimation des coûts d’un projet, reprenons l’exemple de l’illustrateur. Un client demande à un illustrateur et designer indépendant de créer 12 images d’en-tête pour son prochain projet, à savoir une série de blogs qui sortira au printemps. Le client a également besoin de 12 images pour le texte principal, et de six images correspondantes pour les réseaux sociaux et les publicités payantes. 

Résumé du projet

Concevoir et créer des ressources visuelles statiques originales pour une série de blogs qui sortira au printemps 2025. Les ressources incluent 12 grandes images de bannière et/ou d’en-tête, 12 images pour le texte principal et six ressources pour les réseaux sociaux, y compris pour des publicités payantes.  

Nombre total de ressources d’image requises pour le projet : 30

Coût 

Tarifs du designer : 75 € de l’heure
Nombre d’heures prévues par type de ressource : 

• En-tête : 8 heures

• Texte principal : 5 heures 

• Réseaux sociaux/publicités payantes : 2 heures

Nombre total d’heures pour toutes les ressources : 180 heures 
Coût des matériaux : S.O.
COÛT TOTAL DU PROJET : 13 500 €

Délais 

Lancement du projet au printemps 2025. Les ressources visuelles seront finalisées un mois avant le lancement. Les ressources d’image du projet de blog seront prêtes dans un délai de 10 semaines, en incluant le temps réservé à la révision des ressources. Les ressources seront livrées toutes les semaines, le vendredi, avec du temps pour le retour d’information. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le calendrier des retours d’information. 

Livrables

Nombre total de ressources d’image : 30 
Type de fichier : PNG

Informations administratives 

Du temps supplémentaire est prévu dans le calendrier du projet pour tenir compte des commentaires et des révisions. Détails des retours d’information :

• Deux cycles de retour d’information au maximum. L’image sera considérée comme finale après la deuxième révision.

• Les images seront livrées toutes les semaines, le vendredi, et le retour d’information devra être reçu le mardi suivant pour une implémentation des changements avant le jeudi.

• Une fois que les ressources auront été approuvées par les parties prenantes, le designer enverra les fichiers PNG finaux. 

Demandes hors périmètre : en raison de la nature de ce projet, les demandes hors périmètre (y compris des ressources d’image supplémentaires) doivent être soumises au moins deux semaines avant le premier brouillon prévu. Les demandes hors périmètre seront évaluées au cas par cas. 

Les bonnes pratiques pour créer votre propre estimation des coûts d’un projet

Votre estimation des coûts d’un projet servira de base à tout projet avec un client potentiel. Bien qu’il soit utile de suivre notre guide étape par étape pour présenter un devis solide à votre client, tenez compte des conseils et astuces ci-dessous pour tirer le meilleur parti de votre estimation et la personnaliser à votre activité.  

• Posez des questions. Assurez-vous de bien comprendre les objectifs du projet, les parties prenantes et d’autres informations importantes avant d’établir votre estimation des coûts. En posant des questions sur le projet, vous montrez que vous vous investissez dans votre travail et que vous visez la perfection. 

• Entrez dans les détails. Si vous entrez dans les détails du projet, comme le mode de facturation et les personnes à contacter, vous montrez à votre client que vous prenez ce travail au sérieux et vous vous assurez que le projet ne dépassera pas le budget. 

• Ne faites aucune supposition. Ne présumez pas ce qu’un client veut voir ou ce dont il a besoin afin d’éviter les mauvaises surprises. Il est préférable d’obtenir des informations concrètes sur le projet, les besoins et les délais pour affiner votre estimation. 

• Envisagez d’intégrer une gestion officielle du changement. Vous pouvez inclure un processus officiel de gestion du changement dans la proposition de projet finale. Cela peut vous aider à gérer les demandes tardives ou hors périmètre en définissant le nombre de jours nécessaires, un budget et d’autres lignes directrices en cas de modifications inattendues du projet.