Le processus de paiement peut paraître compliqué pour bon nombre de nouveaux indépendants. Une personne salariée n'a pas besoin de s'occuper des détails relatifs à son salaire puisqu'ils sont gérés par son employeur : les salaires sont prédéterminés, le paiement est automatisé à des dates fixes et les impôts sont déduits automatiquement des fiches de paie. Cependant, les travailleurs indépendants sont responsables de chaque étape de ce processus, ce qui explique leur incertitude initiale.
Dans cet article, découvrez les bases de la gestion du revenu d’activité indépendante, notamment : le calcul des tarifs, la rédaction d’une facture et la gestion des impôts.
Payer ses impôts en tant qu'indépendant
(Remarque : les informations contenues dans ce guide sont fournies à titre informatif et ne doivent pas être interprétées comme conseil fiscal. Nous vous recommandons de faire des recherches sur les lois fiscales dans votre région et de vous entretenir avec vos propres conseillers fiscaux.)
Il est entièrement de votre responsabilité de payer vos impôts de manière rigoureuse et ponctuelle. Avant que vous commenciez à calculer vos tarifs, vous devez impérativement comprendre comment payer vos impôts en tant qu'indépendant et comment les prendre en compte dans vos tarifs.
Aux États-Unis, les impôts se font une fois par an, sauf pour les indépendants. Si vous gagnez de l'argent en tant que professionnel indépendant, il est préférable de faire sa déclaration d'impôts quatre fois par an. La manière la plus simple de le faire est d'estimer le montant d'impôts que vous devez payer, puis de payer l'IRS à la fin de chaque trimestre. Des frais de pénalité peuvent même s'ajouter si vous ne payez vos impôts qu'une fois par an. De plus, en payant vos impôts tous les trimestres, vous pouvez gérer vos finances plus facilement, puisque que payer des plus petites sommes quatre fois par an est moins compliqué que vous assurer au dernier moment d'avoir assez pour payer une grande somme une fois par an.
C'est à vous de choisir comment suivre le montant dû, mettre de l'argent de côté pour le payer et remplir votre déclaration, mais voici quelques poins de départ utiles :
Il est généralement recommandé de mettre de côté 25 % de chaque paiement que vous recevez pour payer vos impôts trimestriels.
Suivez les revenus que vous générez afin de faciliter la gestion des impôts. Par exemple, rassemblez toutes les factures qui vous ont été payées au même endroit ou utilisez une extension de logiciel de comptabilité pour rester organisé(e). Certains clients peuvent vous envoyer un formulaire 1099, mais il n'est pas obligatoire. Il est donc bon de ne pas compter sur ce formulaire et de suivre vos revenus avec vos propres méthodes.
Assurez-vous d'effectuer des recherches et de respecter les exigences fiscales locales, puisqu'elles peuvent varier en fonction de votre ville, département, région ou pays.
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Calculer vos tarifs
De nombreux facteurs sont à prendre en compte dans le calcul de vos tarifs. Vous devez prendre en considération chacun d'entre eux lorsque vous définissez vos tarifs initiaux. Au fil du temps, vous pouvez, et devriez, augmenter vos tarifs afin de refléter l'inflation, votre niveau d'expérience et les tarifs du marché.
Le calcul de vos tarifs initiaux devrait prendre en compte trois catégories principales : ce que vous devez gagner, ce que vous souhaitez gagner et ce que les clients sont prêts à payer.
Ce que vous devez gagner. Cette catégorie comprend tout ce dont vous devez absolument payer chaque mois. Par exemple : loyer ou prêt immobilier, factures, courses alimentaires, dépenses professionnelles (logiciels, équipement ou location de locaux), assurance maladie, impôts (au moins 25 % de votre revenu) et épargne. Si vous prévoyez de lancer votre activité à temps partiel en plus de votre emploi à temps plein, considérez les éléments ci-dessus avec précaution, mais ne vous faites pas avoir.
Ce que vous souhaitez gagner. Le niveau de vie idéal de chaque personne varie, mais vous avez probablement déjà conscience du vôtre. Tenez compte des types d'achats et d'activités qui vous permettent de mieux vivre, ainsi que des autres dépenses que vous prévoyez d'effectuer et des économies que vous souhaitez réaliser pour voyager, acheter une maison ou encore fonder une famille.
Ce que les clients sont prêts à payer. Tout dépendra de la demande et des tarifs du marché actuel que les clients de votre domaine s'attendent à payer pour le type de services que vous proposez. Ces tarifs peuvent être une fourchette, sur laquelle vous devez vous situer en fonction de vos compétences et de votre expérience. Effectuez des recherches sur les tarifs que les professionnels indépendants facturent dans votre domaine pour constituer un point de départ.
Définir différents types de tarifs
Une fois que vous avez rédigé une liste de toutes vos dépenses mensuelles (indispensables ou non), vous devez déterminer le tarif minimum ainsi que le nombre minimum d'heures que vous devrez mettre en place pour atteindre le salaire minimum dont vous avez besoin chaque mois pour vivre de manière confortable.
Mettons désormais cette situation en pratique : imaginons que vous soyez webdesigner et que vous ayez besoin de 3 000 € par mois pour vivre. Si votre activité d’indépendant à temps plein doit constituer votre seule source de revenu, vous devrez fixer un tarif qui vous aidera à atteindre cette somme. Vous avez également fait vos recherches et constaté que les webdesigners avec votre niveau d’expérience demandent environ 75 €/h.
Pour gagner au moins 3 000 €/mois, retrouvez ci-dessous les options tarifaires les plus courantes, appliquées à notre scénario :
Facturez un tarif horaire de 75 € pour les projets qui vous prendront au moins 40 heures. Les tarifs horaires sont courants, mais assurez-vous toujours de garder une trace des heures que vous dédiez à chaque client. Certains clients peuvent avoir des questions sur les heures que vous avez consacrées au projet au moment de payer. Il est donc préférable pour votre propre gestion du temps de savoir combien de temps des tâches spécifiques vous prennent.
Définissez un tarif fixe pour chacun de vos services qui vous aidera à atteindre ce revenu minimum. Par exemple, si vous savez que la conception d'un logo vous prend en général sept heures, vous pouvez facturer 600 € par logo, tout en sachant que vous aurez besoin de trouver au moins cinq clients qui ont besoin d'un logo chaque mois.
Mettez-vous d'accord sur un acompte mensuel avec les clients avec qui vous travaillez de manière continue. Cette option vous aide non seulement à développer une clientèle solide, mais vous offre également une certaine stabilité pour atteindre votre revenu minimum. Vous pourriez optimiser votre possibilité de revenus et atténuer les risques lorsque vous soumettez vos tarifs à vos autres clients.
Par exemple, vous pourriez facturer un acompte de 3 000 € à l'un de vos clients en sachant que vous devez travailler environ 10 heures par semaine pour lui. Même en vous assurant de gagner votre revenu minimum avec le client pour qui vous travaillez 40 heures par mois, vous avez encore assez de disponibilité pour prendre plus de clients, leurs proposer d'autres tarifs et gagner encore plus.
Selon une enquête Statista menée en 2019, environ 48 % des travailleurs indépendants se basent sur une structure à tarif fixe, tandis que 29 % fixent uniquement des tarifs horaires et 23 % ont recours à une structure hybride qui alterne entre tarifs fixes et horaires, en fonction du projet. Peu importe la structure que vous choisissez, vous devez toujours inclure des tarifs supérieurs pour les projets urgents. Ces tarifs devraient être au moins deux fois plus élevés que vos tarifs habituels puisqu'ils s'appliquent aux projets que vous devez fournir en 24 heures ou moins.
Rappelez-vous que peu importe les tarifs que vous fixez, il ne s’agit que d’un point de départ. Au fur et à mesure que vous développez votre audience, vos compétences et votre réputation, vous pourrez les augmenter.
Gérer les factures
Une fois que vous avez défini vos tarifs et décroché votre premier client, vous devrez être prêt à envoyer votre première facture à ce client. La facturation est le moyen le plus courant d'être payé en tant qu'indépendant. Une facture est un document qui récapitule les services que vous fournissez et le prix que votre client a accepté de payer. Vous pouvez envoyer cette facture à votre client au format PDF ou utiliser un logiciel de gestion de la facturation. Assurez-vous toujours que vos options de paiement sont claires pour vos clients afin qu'ils sachent comment vous payer.
Les factures sont plutôt simples, mais il est important de rédiger les factures de manière rigoureuse, puisqu'il est essentiel d'inclure des détails clés pour être payé correctement et dans les meilleurs délais. Les deux parties les plus importantes d'une facture sont les conditions de paiement et le montant dû. Vous allez en découvrir davantage ci-dessous.
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Quelles sont les différentes conditions de paiement d'une facture ?
Il est courant d'envoyer une facture soit au moment de signer le contrat avec un client soit après avoir fourni les services. L'option que vous choisissez dépend du type de conditions de paiement que vous acceptez et du type tarif que vous facturez. Par exemple, si vous facturez un tarif fixe ou un acompte, vous pourriez envoyer la facture immédiatement. Si vous facturez un tarif horaire, il est préférable d'attendre jusqu'à ce que vous ayez enregistré le nombre réel d'heures que vous avez travaillées pour ce client, plutôt que de vous contenter d'envoyer une estimation.
Les conditions de paiement sont un accord que vous et votre client concluez ensemble sur le moment où ils doivent vous payer. Parmi les conditions de paiement les plus courantes, on retrouve :
Facturer l'intégralité du montant aux clients à une date spécifique. En général, il s'agit de paiement à 30 jours nets, ce qui signifie que le paiement est dû 30 jours après émission de la facture.
Facturer un pourcentage du paiement à l'avance. Selon le projet et la relation avec le client, les travailleurs indépendants peuvent facturer 50 % du montant total à l'avance et 50 % à 30 jours nets, voire 100 % du montant à l'avance dans de rares cas.
Pour les services destinés directement aux clients et les rendez-vous (par exemple, photographie, coaching ou conseils en stratégie), vous pouvez renoncer aux factures et facturer des services via un logiciel de planification en ligne. Par exemple, avec Acuity Scheduling, vous pouvez définir vos services et vos tarifs, puis les partager via un outil de planification en ligne sur votre site web ou vos plateformes de réseaux sociaux. À partir de là, les clients peuvent simplement vous payer par carte au moment de prendre rendez-vous.
Qu'est-ce qu'un indépendant doit inclure sur une facture ?
Les éléments clés d'une facture d'un professionnel indépendant comprennent :
Des données d'identification. Incluez le nom, l'adresse et les coordonnées de vous et votre client en haut de la facture.
Les services. Créez des lignes correspondant aux types de services que vous fournissez à votre client.
Votre tarif. À côté de chacun de ces services, indiquez le tarif convenu (fixe, horaire, hybride, avance). Pour les taux horaires, ajoutez une colonne contenant le nombre d'heures que vous avez consacré à chaque service. Le cas échéant, remplacez votre tarif normal avec votre tarif d'urgence à côté des services que vous avez été engagé pour fournir dans les 24 heures.
Montant total dû. Sur la base de ces tarifs (multipliés par les heures que vous avez travaillées, si cela correspond à votre structure tarifaire), calculez le montant total que le client vous doit.
Date d'émission. Ajoutez la date à laquelle vous émettez la facture au client.
Date d'échéance. Indiquez clairement la date à laquelle le client doit vous payer le montant total de la facture sans pénalité de retard. Par exemple, si vous avez convenu d'un paiement de 50 % à l'avance et 50 % après avoir fourni les services, ces deux dates doivent figurer comme dates d'échéance. Si vous avez convenu d'un paiement à 30 jours nets, écrivez la date qui arrive 30 jours après la date d'émission de la facture.
Pénalités de retard. Indiquez les pénalités de retard que vous facturerez au client si vous ne recevez pas le paiement à la date d'échéance convenue. Ces pénalités doivent apparaitre clairement sur vos factures et contrats clients. Si un client envoie un paiement après la date convenue dans le contrat, vous pouvez lui facturer des frais fixes ou un pourcentage du montant dû. Par exemple, vous pouvez définir vos conditions de paiement à 30 jours nets avec des pénalités de retard de 10 % si vous ne recevez pas le paiement dans les 30 jours après émission de la facture.
Découvrir d’autres bonnes pratiques en matière de factures des clients
Recevoir des paiements corrects et dans les meilleurs délais
Peu importe comment et quand vous choisissez d'être payé(e), c'est à vous de faire en sorte que vous soyez payé(e) correctement et dans les meilleurs délais.
Voici quelques conseils pour vous aider :
Gardez un œil sur le temps que vous consacrez à chaque projet dans une feuille de calcul ou un logiciel adapté, surtout si vous facturez un tarif horaire. Cependant, même si vous facturez un tarif fixe, il est bon de savoir combien de temps vous consacrez à certains projets ou tâches. S'il s'avère que vous y avez passé plus de temps que prévu, ces données pourraient vous aider à déterminer comment augmenter vos tarifs ou être plus efficace dans votre manière de travailler.
Défendez votre propre cause. Votre temps et vos compétences sont précieux et méritent d'être payés de manière juste et dans les meilleurs délais. Pour la plupart des clients, il suffit de définir les attentes en matière de délais de paiement, mais il se peut que vous deviez parfois rappeler à vos clients que vous facturez des frais de retard et les inciter à vous payer dans les temps. Rappelez-vous que si vous travaillez avec un client qui ne vous paie jamais à temps, voire qui ne vous paye pas, vous pouvez tout à fait rompre cette relation client.
N'oubliez pas que la plupart des professionnels indépendants apprennent en se développant. Vous n’êtes pas seul(e). Il est tout à fait normal de faire des erreurs ; vous devez simplement être patient(e) avec vous-même et avec vos clients et changer de méthode si vous en découvrez une meilleure. Après avoir commencé à définir vos tarifs et appris à rédiger une facture, vous devriez être prêt(e) à commencer à rechercher vos premiers clients.