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Si vous vendez des services à des clients ou que vous gérez des projets en cours, vous devez utiliser des documents professionnels tels que des propositions commerciales, des devis et des contrats pour poser les bases de votre coopération et indiquer vos tarifs.
Les documents que vous envoyez aux clients font partie des premières interactions qu’ils ont avec votre entreprise. Il est important qu’ils soient professionnels et détaillés, et qu’ils reflètent votre marque. Vous pourrez ainsi transformer des prospects en clients et gagner leur confiance grâce à des engagements clairs. Sur Squarespace, vous pouvez créer et gérer des documents clients qui reprennent le style de votre site web à l’aide de modèles de propositions, de devis et de contrats.
Identifiez les documents dont vous avez besoin
Vous aurez besoin de différents documents à différentes phases de votre relation avec un client.
Propositions commerciales : elles donnent aux clients une vue d’ensemble de votre activité et de vos services. Cette introduction est votre première occasion de décrocher un nouveau contrat.
Devis : un devis décrit les services que vous fournirez pour un projet ainsi que les coûts associés.
Contrats : ce document décrit vos conditions d’utilisation et officialise les attentes et les délais du projet.
Créer des documents clients sur Squarespace
Pour envoyer des documents à vos prospects ou clients sur Squarespace, vous devez créer un projet. Le projet vous permet de suivre de manière centralisée les documents, les factures, les informations sur les clients et les jalons du projet. Vous pouvez créer un document à partir du tableau de bord de n’importe quel projet.
Pour créer un document, commencez par choisir l’un des templates, puis remplacez le contenu en fonction de votre activité. Une fois que vous avez choisi le type de document que vous souhaitez créer, vous pouvez personnaliser la disposition, les polices et les couleurs. Créez un design personnalisé ou appliquez les styles que vous utilisez déjà pour votre site web.
Créer une proposition de projet
Votre proposition de projet est l’occasion de convaincre un client potentiel de vos services et de lui donner envie de travailler avec vous. Profitez-en pour mettre en valeur votre activité et vos services.
Vous pouvez par exemple inclure :
Un titre personnalisé avec le nom du client à des fins de personnalisation
Une brève description de votre entreprise
Un choix de packs de services avec les tarifs
Étapes suivantes
Des témoignages de clients
Des images de travaux réalisés
FAQ
Une acceptation de proposition
Lorsque vous créez une proposition commerciale, réfléchissez à la priorité ou au problème principal de votre client et à la manière dont vous pouvez le résoudre. Mettez l’accent sur ces services et leurs avantages afin que le client se sente entendu et comprenne l’intérêt de travailler avec vous. Par exemple, des images de travaux que vous avez réalisés pourraient présenter des projets pour d’anciens clients qui avaient des objectifs similaires.
La phase d’acceptation est facultative. Si vous l’ajoutez et que le client accepte, un accord officiel est conclu. Si l’acceptation de la proposition fait partie de votre flux de travail, assurez-vous de bien expliquer aux clients ce qu’ils acceptent à ce stade.
Créer un devis pour un projet
Un devis est un document décrivant les services inclus dans un projet et le coût de chaque service. Votre client dispose ainsi d’un compte rendu plus détaillé de vos tarifs.
Le devis d’un projet doit inclure :
Un titre personnalisé avec le nom du client ou du projet
Des informations sur le pack de services
Le détail des coûts du pack sélectionné
Les suppléments que vous proposez
Les étapes suivantes pour le client
FAQ
Une acceptation du devis
Nous vous recommandons d’inclure une phase d’acceptation dans votre devis afin de garder une trace des services et des tarifs que vous et votre client avez convenus à ce stade. Certains propriétaires d’entreprise regroupent la proposition commerciale et le devis dans un seul document afin que le prospect puisse évaluer en même temps l’argumentaire et les différents coûts.
Lire le guide complet pour créer une estimation des coûts d’un projet
Générer et gérer les contrats clients
Un contrat constitue généralement la dernière phase du lancement d’un projet client. Il détaille vos services et stipule les conditions de l’accord. Il contient également du texte juridique sur la responsabilité et les règles de résiliation du contrat.
Nous vous recommandons de faire appel à un professionnel du droit ou à un service juridique pour obtenir des conseils sur ce que devrait inclure votre contrat. Les informations suivantes figurent dans la majorité des contrats :
Les détails du calendrier et des coûts du projet
Les conditions de l’accord, y compris les services promis
Conditions de paiement, de remboursement ou modalités d’annulation
Une acceptation de contrat
Une fois que vous avez envoyé un document à votre client, vous pouvez suivre son statut. Vous et votre client recevrez des notifications par e-mail lorsque le document sera envoyé et accepté. Vous pourrez en outre voir son statut dans le tableau de bord de votre projet.
Découvrez d’autres outils pour gérer vos clients et vos offres de services
Les avantages de gérer les documents clients sur Squarespace
Lorsque vous créez et gérez des accords clients sur votre compte Squarespace, vous centralisez vos tâches administratives sur une seule plateforme et vous pouvez personnaliser vos documents selon le branding de votre entreprise. Vous travaillez ainsi plus rapidement sans avoir à passer d’un outil à un autre ou à rechercher des documents.
Les templates de documents clients de Squarespace peuvent :
Refléter les styles de votre site. En appliquant le style que vous avez déjà créé sur votre site web, vous adoptez rapidement un look professionnel et homogène.
Personnaliser votre communication. Lorsque vous souhaitez envoyer un document à un client, vous pouvez le personnaliser et envoyer un e-mail directement à partir de votre compte.
Simplifier votre flux de travail. Vous avez la possibilité de dupliquer des documents pour une personnalisation plus rapide.
Une fois que vous avez envoyé un document, vous pouvez gérer le reste de votre projet sur votre tableau de bord. Vous pouvez envoyer une facture pour percevoir un acompte ou le paiement intégral. Vous pouvez également définir les prochains jalons du projet afin de n’oublier aucune date importante.
Remarque : la fonction Documents est disponible avec les forfaits Business, Commerce Basique et Commerce Avancé.