Déclaration de revenus des petites entreprises aux États-Unis

Certains propriétaires de petites entreprises redoutent le moment de remplir leur déclaration d’impôts. Je suis moi-même chef d’entreprise et je sais qu’il est compliqué d’à la fois gérer les opérations, développer son activité et respecter les réglementations fiscales. Je m’appelle Shahar Plinner et je suis le PDG et le cofondateur de Formations, une plateforme de gestion financière conçue pour les travailleurs indépendants et les propriétaires de petites entreprises.

La bonne nouvelle, c’est que si vous adoptez la bonne approche, la préparation de la déclaration de revenus sera moins stressante et pourra même être l’occasion pour vous de mieux comprendre la situation financière de votre entreprise.

Voici quelques conseils et points importants qui vous aideront à vous préparer en toute confiance en vue de la déclaration de vos revenus aux États-Unis.

Remarque : cet article a été rédigé en collaboration avec Formations. Il présente de manière pédagogique la façon de remplir la déclaration de revenus aux États-Unis. Cet article ne doit pas être considéré comme un conseil financier ou juridique. Nous vous recommandons de contacter un conseiller fiscal pour obtenir des renseignements personnalisés.

Points importants pour la déclaration de revenus des petites entreprises

Disposer de quelques informations importantes concernant votre activité et vos finances vous aidera à comprendre ce qui est attendu de vous et à quel moment. En plus de connaître le type de votre entreprise et les documents à remplir, vous devez être au courant des dates importantes pour la déclaration, consigner vos déductions et savoir ce qui a changé dans la législation fiscale de votre région.

1. Connaître le type de votre entreprise et les documents à remplir

Pour préparer votre déclaration de revenus, vous devez en premier lieu comprendre la structure de votre entreprise et ses obligations fiscales. Que vous soyez un entrepreneur individuel, une SARL (LLC aux États-Unis), une société en nom collectif ou une « S-Corp », chaque type d’entité et chaque choix de déclaration sont soumis à des obligations et à des dates spécifiques.

Entrepreneurs individuels et SARL unipersonnelles

• Qui : les personnes qui débutent, qui ont une activité à faible risque ou qui souhaitent minimiser les démarches administratives

• Documents à remplir : déposez le formulaire Schedule C en plus de votre déclaration de revenus personnelle (formulaire 1040).

• À savoir : vous paierez l’impôt sur le travail indépendant (avec sécurité sociale et assurance-maladie) sur l’ensemble de vos revenus nets.

SARL à plusieurs membres et sociétés en nom collectif

• Qui : les entreprises dont deux propriétaires ou plus souhaitent partager les bénéfices et les responsabilités sans constituer de société

• Documents à remplir : déposez le formulaire 1065 (déclaration des revenus du partenariat aux États-Unis), avec le revenu net distribué aux partenaires via le Schedule K-1.

• À savoir : chaque partenaire déclare sa part des revenus, des déductions et des crédits du partenariat dans sa déclaration personnelle.

S-Corporations (S-Corps)

• Qui : les professionnels indépendants à plein temps ou les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent réduire les impôts sur le travail indépendant, distribuer les bénéfices de manière stratégique et fonctionner dans le cadre d’une structure d’entreprise officielle

• Documents à remplir : déposez le formulaire 1120-S (déclaration de revenus aux États-Unis pour une « S Corporation »). Distribuez les revenus et les pertes aux actionnaires via le Schedule K-1.

• À savoir : les propriétaires doivent se verser un « salaire raisonnable » (soumis aux charges sociales) et peuvent percevoir des revenus supplémentaires sous forme de répartitions, qui ne sont pas soumises à l’impôt sur le travail indépendant.

C-Corporations (C-Corps)

• Qui : les grandes entreprises ou les startups financées par des fonds de capital-risque qui cherchent à réinvestir leurs bénéfices ou à profiter du taux d’imposition des sociétés de 21 %

• Documents à remplir : déposez le formulaire 1120 (déclaration de revenus des sociétés américaines).

• À savoir : contrairement aux S-Corps, les C-Corps sont soumises à une double imposition : la première au niveau de l’entreprise et une deuxième lorsque les bénéfices sont distribués aux actionnaires sous forme de dividendes ou de salaires.

Assurez-vous de connaître le type de votre entreprise afin de respecter les dates et de remplir les bons formulaires.

2. Comprendre les dates de paiement

Contrairement aux employés traditionnels dont les impôts sont retenus sur leur salaire, les propriétaires de petites entreprises sont souvent responsables du paiement des impôts trimestriels estimés. Ces paiements couvrent l’impôt sur le revenu et l’impôt sur le travail indépendant, y compris les cotisations à la sécurité sociale (Social Security) et au système d’assurance-santé Medicare.

Échéances des prélèvements trimestriels

Notez dans votre agenda ces dates importantes pour les paiements trimestriels. Si la date tombe un week-end ou un jour férié, vous avez jusqu’au jour ouvrable suivant.

• 15 avril

• 15 juin

• 15 septembre

• 15 janvier (de l’année suivante)

Conseil de pro : afin d’éviter les pénalités pour paiement insuffisant, essayez de payer au moins 90 % de votre charge fiscale prévue pour l’année ou 110 % de votre charge fiscale de l’année précédente.

Dates limites de la déclaration de revenus annuelle

Outre les paiements trimestriels, voici les dates limites pour la déclaration annuelle que doivent déposer les propriétaires de petites entreprises :

• 15 mars : impôts sur les sociétés pour les entités fiscalement transparentes telles que les S-Corps (formulaire 1120-S) et les sociétés en nom collectif (formulaire 1065).

• 15 avril : impôts sur le revenu des particuliers (formulaire 1040), Schedule C pour les entrepreneurs individuels et les SARL unipersonnelles, et formulaire 1120 pour les C-Corps.

Extension des échéances 

Demander un délai supplémentaire peut vous donner une marge de manœuvre pour garantir l’exactitude des informations et rassembler tous les documents nécessaires. Cela peut également faciliter les flux de trésorerie et la planification de la retraite. Vous pouvez cotiser pour l’année précédente avec les revenus de l’année en cours. Leur financement peut provenir des recettes générées l’année suivante.

• Extension de l’impôt sur les sociétés : repousse l’échéance au 15 septembre pour les S-Corps, les sociétés en nom collectif et les C-Corps (formulaire 1120).

• Extension de l’impôt personnel : repousse l’échéance au 15 octobre pour les particuliers, y compris les entrepreneurs individuels et les SARL unipersonnelles.

Cependant, quelle que soit l’extension que vous obtenez pour déposer vos documents, vous devez payer vos impôts à la date limite annuelle initiale.

3. Optimiser les déductions

Les déductions fiscales constituent l’un des avantages de créer une société pour son activité. Elles peuvent diminuer votre revenu imposable, ce qui réduit votre charge fiscale globale. Parmi les déductions courantes, citons :

• Frais de travail à domicile : une partie du loyer, de la facture d’électricité ou des frais d’entretien de la maison si vous travaillez à domicile

• Repas d’affaires : repas avec des clients ou des partenaires (certaines restrictions s’appliquent)

• Frais de démarrage : frais initiaux pour lancer votre activité, jusqu’à 5 000 dollars la première année

• Services professionnels : frais de comptable, d’avocat ou de consultant

• Trajets professionnels : le taux kilométrique standard pour l’usage professionnel de votre véhicule ou les dépenses réelles telles que l’essence, l’assurance et l’entretien

• Amortissement bonus : amortissement accéléré de certains actifs éligibles, tels que les équipements ou les machines, vous permettant de déduire une plus grande partie du coût dès la première année d’utilisation

Conservez les reçus et les documents détaillés afin de justifier vos déductions en cas d’audit.

4. Rester au courant des modifications de la législation fiscale

Les lois fiscales évoluent constamment, et même de petits changements, tels que la modification du taux kilométrique standard ou des déductions pour les repas d’affaires, peuvent avoir un impact sur vos déclarations. Consultez régulièrement des sources fiables, telles que le site web de l’IRS (Internal Revenue Service) et contactez un spécialiste de la fiscalité pour vous assurer de tirer parti des dernières opportunités et d’être en règle.

Il peut également être intéressant d’entrer en contact avec d’autres propriétaires de petites entreprises. Les membres de votre réseau peuvent s’entraider en échangeant des informations ou des ressources recommandées.

Les bonnes pratiques pour bien préparer sa déclaration de revenus

En restant organisé tout au long de l’année, vous pouvez minimiser le travail à effectuer chaque fois que vous devez remplir votre déclaration. Réservez une heure toutes les deux semaines pour vous occuper de ces tâches fiscales et comptables. 

1. Organiser vos justificatifs

Mettez en place un système de classement clair et organisé pour les documents importants. Que vous choisissiez un système de stockage numérique ou physique, assurez-vous de conserver tous les justificatifs.

• Relevés de revenus : factures, reçus de vente, contrats et relevés bancaires

• Relevés de dépenses : reçus, chèques annulés, relevés de cartes bancaires et relevés détaillés des dépenses déductibles, telles que le kilométrage ou les déplacements

• Formulaires fiscaux : formulaires 1099 (pour les revenus provenant de clients), formulaires W-2 (si vous avez des salariés) et formulaires K-1 (pour les sociétés en nom collectif ou les S-Corps)

• Registres de paie : si vous avez des salariés ou que vous êtes propriétaire d’une S-Corp, incluez les rapports de paie, les formulaires W-2envoyés aux employés et le formulaire 941 (déclaration trimestrielle de l’impôt sur les salaires).

Envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité sur le cloud afin de simplifier la gestion des documents et leur accès. Vous gagnerez ainsi du temps au moment de préparer votre déclaration de revenus et vous serez prêt en cas d’audit.

2. Suivre et catégoriser les dépenses

Il existe un grand nombre de types de dépenses ; classez-les par catégorie afin de bénéficier des déductions. La publicité, les déplacements, les fournitures de bureau et les factures d’électricité, d’internet et de téléphone constituent les catégories les plus courantes. Gérez correctement ces catégories tout au long de l’année afin de gagner du temps lors de la préparation de votre déclaration de revenus.

Assurez-vous de consigner correctement les dépenses tout au long de l’année, tout en veillant à ce que vos catégories de déductions soient cohérentes.

3. Séparer les finances professionnelles et personnelles

Si vous utilisez un compte personnel pour des transactions professionnelles, ouvrez un compte bancaire professionnel. Vous pourrez plus facilement suivre les dépenses et cette distinction claire simplifiera votre déclaration des revenus et réduira le risque d’erreurs ou d’audits potentiels.

Où trouver des conseils

Remplir sa déclaration de revenus peut être intimidant, mais vous pouvez demander de l’aide. En plus de travailler avec un professionnel de la fiscalité, vous avez accès à des ressources auprès de certaines autorités gouvernementales ou de groupes de petites entreprises. Les ressources proposées ci-dessous sont disponibles aux États-Unis, mais vous bénéficierez peut-être d’une aide similaire dans d’autres pays.

1. Aide d’un professionnel

Un expert-comptable ou un conseiller fiscal peut faire plus que veiller à ce que vous soyez en règle. Il peut également vous aider à faire des économies et à prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise.

Chez Formations, nous sommes spécialisés dans la collaboration avec les travailleurs indépendants afin d’optimiser leur situation fiscale, de simplifier les processus financiers et de maximiser les économies. Que ce soit en créant une S-Corp pour votre activité ou en veillant au paiement des impôts trimestriels, notre équipe d’experts financiers peut vous simplifier la vie au moment de déclarer vos revenus et vous aider à réussir.

2. TAS (Taxpayer Advocate Service)

Le TAS (Taxpayer Advocate Service) est une ressource gratuite et indépendante qui fait partie de l’IRS. Il aide les contribuables à résoudre des problèmes fiscaux complexes. Si vous rencontrez des difficultés telles que des retards de remboursement, des problèmes d’audit ou des litiges de paiement, le TAS peut vous aider.

Comment accéder au TAS :

• Rendez-vous sur le site web du Taxpayer Advocate Service pour en savoir plus et trouver votre bureau TAS local.

• Appelez leur numéro gratuit : 1-877-777-4778.

3. SBA (Small Business Administration)

La SBA (Small Business Administration) est une ressource fantastique pour les travailleurs indépendants et les propriétaires de petites entreprises. Elle propose un large éventail d’outils et d’assistance pour les aider à préparer leur déclaration de revenus et à gérer leur entreprise.

Principales ressources de la SBA :

• Conseils gratuits aux entreprises : grâce au réseau de SBDC (Small Business Development Centers), de mentors SCORE et de WBC (Women’s Business Centers), vous pouvez obtenir des conseils personnalisés, notamment en matière de fiscalité.

• Ateliers et formations : la SBA organise régulièrement des webinaires et des événements locaux sur des sujets tels que la comptabilité, les stratégies fiscales et la planification financière.

• Accès à des capitaux : découvrez des options de financement, telles que les prêts aux petites entreprises, qui peuvent vous aider à gérer votre trésorerie au moment de remplir votre déclaration des revenus.

Gagnez en confiance à l’approche de votre déclaration

Afin d’avoir l’esprit tranquille, préparez-vous au mieux pour votre déclaration de revenus. Pour la plupart des ménages, cela consiste à réunir en moyenne 10 à 12 documents clés : les formulaires W-2 et 1099, les relevés des prêts immobiliers et les reçus pour les déductions. Même pour des besoins plus complexes, tels que les formulaires K-1 ou la déclaration de comptes et d’actifs étrangers, un plan clair rend le processus étonnamment rapide.

Commencez par dresser la liste des documents dont vous avez besoin, assurez-vous de tous les avoir, puis transmettez-les à votre comptable. Non seulement cela vous permettra de respecter les échéances, mais vous comprendrez mieux vos finances et vous vous mettrez vous-même sur la voie de la réussite. Si vous vous préparez bien, vous pourrez remplir votre déclaration de revenus en étant confiant, organisé et prêt à développer votre activité.