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Un formulaire de renseignements constitue souvent la première interaction directe entre une entreprise de prestation de services et un client. Il comprend généralement des questions sur le client et ses besoins. En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez utiliser un formulaire de renseignements pour :
Déterminer si votre entreprise répond aux besoins du client
Vous aider à créer une proposition de projet pour un client potentiel
Préparer des réunions initiales ou récurrentes avec les clients
Gagner du temps en automatisant certains de vos flux de travail avec les clients
Afin de trouver le bon format pour vos formulaires de renseignements, vous ne devez pas avoir peur de tenter des choses et de faire des erreurs. Voici quelques instructions et exemples pour y parvenir plus rapidement.
Conseils pour créer des formulaires de renseignements
Un formulaire de renseignements simple et agréable à remplir vous permettra de vous concentrer sur votre activité et de fournir un service de qualité. Voici cinq bonnes pratiques à garder à l’esprit lorsque vous créez vos formulaires.
Posez des questions qui vous aideront à réussir. Une fois que vous avez recueilli les informations de base telles que les noms et les coordonnées, entrez dans les détails. Réfléchissez à quelques questions qui pourraient vous aider à établir un lien avec votre client et à aborder votre réunion en vous sentant prêt(e) et plein(e) d’énergie.
Personnalisez vos formulaires en fonction du rendez-vous ou du type de client. Les informations à recueillir sont différentes selon les types de réunion. Vous pouvez par exemple créer un formulaire spécialement pour les premières réunions. Un organisateur d’événements peut avoir un formulaire différent pour les anniversaires et les anniversaires de mariage.
Organisez vos formulaires. Dans votre formulaire, classez les questions par catégories pour vous simplifier la vie et celle de vos clients. Vous pouvez par exemple séparer les informations de base des détails logistiques et des questions sur le style. Vous regrouperez ainsi les informations pertinentes tout en créant une expérience agréable pour vos clients.
Profitez de l’occasion pour faire connaissance avec vos clients. Vous pouvez utiliser les formulaires de renseignements pour des questions plus personnelles. En demandant à vos clients des informations telles que leur anniversaire ou leur récente obsession pour la culture pop, vous aurez la possibilité de les surprendre avec un message ou de communiquer avec eux personnellement.
Réfléchissez à la date d’envoi du formulaire. Votre activité dictera la manière et le moment d’envoyer votre formulaire. Envoyez le formulaire rapidement pour vous aider à préparer les rendez-vous avec les clients. Si le formulaire est long, il peut être préférable de l’envoyer plus tard afin que les clients potentiels ne se sentent pas submergés par le processus de réservation.
Lire notre guide complet sur la création et l’automatisation des formulaires de renseignements
Exemples de formulaire de renseignements
Pour être vraiment utile, un formulaire de renseignements doit être personnalisé en fonction de vos besoins professionnels et du style de votre marque. Avec Squarespace, vous pouvez intégrer des formulaires dans n’importe quelle page de votre site web et utiliser les mêmes polices, couleurs et style que votre site. Vous pouvez également les intégrer à votre procédure de prise de rendez-vous afin de recueillir automatiquement des informations personnalisées.
Voici un exemple de formulaire de prise de contact simple.
Ces informations seront peut-être suffisantes pour votre site web, mais vous pouvez également personnaliser le formulaire en ajoutant des champs, des menus déroulants et des listes de vérification. Par exemple, vous pouvez ajouter des champs pour permettre à la personne qui vous contacte d’indiquer la raison pour laquelle elle le fait ou la manière dont elle préfère être contactée par vous.
Les exemples du GIF ci-dessous montrent toutes les personnalisations que vous pouvez apporter à vos formulaires avec les outils de conception de Squarespace, directement dans le champ du formulaire ou via le panneau Styles de site. Jetez-y un œil et inspirez-vous en pour vos propres formulaires.
Comment intégrer les formulaires de renseignements à votre activité
Les informations que vous obtenez très tôt de la part de vos clients vous aident à gérer votre activité. Pour déterminer comment et où inclure les formulaires, réfléchissez à la manière dont ces informations pourraient vous aider à gagner du temps ou à préparer les réunions à l’avance.
Avant la réservation : si vous êtes un travailleur indépendant, un formulaire sur les centres d’intérêt des clients potentiels peut vous aider à déterminer si votre activité répond à leurs besoins. Ce formulaire peut se trouver sur la page Contact de votre site web et contenir des questions simples sur leurs échéances, leur vision et leur budget.
Avant un premier rendez-vous : si vous proposez des services personnalisés, il est utile d’obtenir quelques renseignements avant la réunion. Une maquilleuse pourrait par exemple poser des questions avant un rendez-vous sur le type de peau et les allergies. Vous pouvez joindre ce formulaire à tous les premiers rendez-vous de votre calendrier.
Pour les rendez-vous récurrents : dans certains secteurs, les besoins des clients changent d’une réunion à l’autre. Une consultante en soins de la peau pourrait par exemple vouloir connaître les préoccupations les plus récentes de ses clientes avant chaque rendez-vous. Vous pouvez intégrer ces formulaires au processus de prise de rendez-vous.
Bien que les formulaires automatisés permettent de gagner beaucoup de temps, ne négligez pas non plus les avantages des formulaires ponctuels pour recueillir les commentaires des abonnés et des clients. Vous pouvez créer des formulaires pour :
Demander à votre clientèle de donner son avis sur votre contenu
Évaluer les progrès d’un client au cours de votre collaboration
Collecter des fonds pour une bonne cause
Vous renseigner sur les centres d’intérêt et les demandes de produits de vos clients
Demander des avis et des témoignages
Vous êtes prêt(e) à simplifier votre flux de travail grâce à des formulaires de renseignements ?
Ce message a été mis à jour le 20 novembre 2023.