7 bonnes pratiques et exemples de facturation

Chaque interaction que vous avez avec vos clients est une occasion de renforcer votre relation avec eux, y compris votre processus de rémunération. Un processus de paiement fluide et clair vous donne une image professionnelle et laisse une impression positive à tous ceux qui travaillent avec vous. 

Outre les informations de base que chaque facture doit contenir, comme les services fournis et les informations du client, il existe également des moyens d’améliorer l’expérience de vos clients et de simplifier votre flux de travail. Voici sept bonnes pratiques et des exemples de factures pour vous aider à vous lancer.

1. Gardez un design épuré

Bien que votre facture doive idéalement être adaptée à votre entreprise et à votre marque, il est important de donner la priorité à la transmission des informations clés à votre client. Lorsque vous importez des polices ou des couleurs de marque, assurez-vous que les informations importantes telles que la date limite de paiement et les prix restent faciles à trouver et à lire.

Un moyen simple de donner une image de marque à votre facture tout en gardant un design épuré consiste à ajouter votre logo à vos factures. Vous allez ainsi apporter un peu de personnalisation sans pour autant sacrifier la clarté.

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2. Émettez des factures détaillées et précises

Incluez tout ce que vos clients peuvent avoir besoin de savoir dans votre facture afin de minimiser la confusion et de limiter le nombre de questions auxquelles vous devez répondre lors du traitement des factures. Votre facture doit clairement indiquer ou renvoyer à des informations spécifiques concernant :

• Nom et coordonnées du client

• Nom et coordonnées de votre entreprise

• Numéro de facture

• Date d’émission de la facture

• Services fournis au client

• Prix, détaillé pour chaque service

• Taxes, frais supplémentaires ou réductions éventuels

• Montant total dû

• Conditions de paiement

• Date d’échéance du paiement

• Politiques en cas de retard ou de défaut de paiement

Le fait de faciliter la recherche de ces informations dans votre facture définit des attentes claires entre vous et vos clients. Et des détails et des instructions clairs vous permettront d’être payé plus facilement.

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3. Envoyez les factures en temps opportun

Il est préférable d’envoyer les factures à vos clients peu de temps après la rencontre ou la prestation de services. Cela vous permet à la fois d’être payé plus rapidement et de placer la facture sur la liste de tâches des clients pendant que vous êtes encore au centre de leurs préoccupations.

Assurez-vous également d’envoyer votre facture bien avant la date d’échéance du paiement. En fonction des pratiques de votre secteur d’activité, assurez-vous que les clients disposent d’un délai raisonnable pour vous envoyer leur paiement. Dans certains secteurs, un délai de quelques jours à une semaine est courant, mais 30 jours constituent un délai d’exécution classique pour d’autres secteurs ou pour les entreprises.

4. Facilitez le paiement

Des options de paiement simples et familières offrent de la flexibilité à vos clients et les rassurent quant à la sécurité de leurs informations de paiement. Connectez votre outil de facturation à un processeur de paiement courant, tel que Stripe, PayPal ou Square, ou proposez d’autres options de paiement numérique. 

Si vous rencontrez des clients en personne, vous pouvez proposer le paiement sur place à l’aide d’un lecteur de carte de crédit ou le paiement par lien mobile sécurisé. Si votre processeur de paiement demande moins d’informations pour passer au paiement, il est plus rapide et plus facile pour lui d’effectuer un paiement de facture.

5. Rédigez des politiques de paiement claires

Des politiques claires et bien appliquées définissent les attentes de vos clients et protègent votre temps et votre trésorerie en tant que propriétaire d’une petite entreprise. Vos factures doivent inclure des détails concernant :

• Comment payer

• Modes de paiement acceptés 

• Pénalités en cas de retard ou de défaut de paiement

• Frais d’annulation ou de rendez-vous non honoré

• Paiements à venir, en cas d’acompte ou de paiements échelonnés

• Moyens de contact en cas de questions ou de préoccupations

Appuyez-vous sur vos conditions de paiement chaque fois qu’un problème survient. Le fait de les avoir écrites devrait simplifier les éventuels questions ou problèmes liés au processus de facturation. Mais vos conditions n’ont de valeur que dans la mesure où vous les faites appliquer.

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6. Automatisez votre facturation et vos reçus

Un bon outil de prise de rendez-vous peut automatiser votre processus de facturation et vous faire gagner du temps en vous permettant de suivre et d’envoyer manuellement chaque paiement. Avec Squarespace, vous pouvez non seulement envoyer et suivre les factures, mais également garder un œil sur les rappels de paiement et les reçus. 

Si vous utilisez également Acuity Scheduling pour gérer votre calendrier, vous pouvez aussi automatiser la gestion de vos rendez-vous. Vous pouvez définir vos disponibilités et permettre aux clients de prendre des rendez-vous avec vous, de les reprogrammer ou de les annuler par eux-mêmes. Acuity envoie automatiquement des e-mails pour confirmer les prises de rendez-vous et les modifications, et pour rappeler aux clients leurs rendez-vous à venir.

Vous pourrez consulter et gérer vos factures en ligne au cas où vous souhaiteriez effectuer un suivi personnel, mais votre logiciel de facturation pourra se charger du reste.

7. Communiquez avec vos clients

L’ensemble du processus de facturation et de paiement est une pratique du service client et de l’assistance, mais l’ajout d’une touche personnelle peut grandement contribuer à la fidélisation des clients. Il peut s’agir simplement d’ajouter une petite note de remerciement à chaque facture. Vous pouvez également envisager d’ajouter un code de réduction à vos factures après un certain nombre de réunions.

Même si vos factures sont automatisées, une note remerciant les clients et les encourageant à poser des questions ou à laisser un avis sur votre entreprise ajoute un peu de chaleur à une communication par ailleurs transactionnelle. 

Exemple de facture client

Si vous utilisez un logiciel de facturation, il contiendra des templates pour vous aider à créer une facture professionnelle incluant les informations clés du client. Mais il est toujours utile de disposer d’un point de référence pour voir comment les autres entrepreneurs gèrent leur facturation. Voici un exemple auquel vous pouvez vous référer et que vous pouvez adapter à vos besoins.

Notez que ces exemples ne sont fournis qu’à des fins éducatives et ne doivent pas être considérés comme des conseils juridiques ou financiers.

Cette facture est un bon exemple, car elle indique :

• Nom et coordonnées de l’entreprise

• Coordonnées du client

• Numéro de facture

• Dates d’émission et d’échéance de la facture

• Services et prix détaillés, y compris la taxe de vente

Le propriétaire de l’entreprise inclut également une note personnelle amicale en haut de la facture. Avec une facture numérique, vous pouvez inclure toute information supplémentaire sur les modes et politiques de paiement dans le corps de la notification par e-mail envoyée aux clients ou qui dirige vers les informations de votre site web.