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L’un des meilleurs outils pour automatiser l’ensemble de votre processus de prise de rendez-vous est de créer un formulaire de renseignements standard pour les clients. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires lorsque les clients prennent rendez-vous, l’automatisation et la personnalisation de vos formulaires de renseignements permettront à votre entreprise de gagner en efficacité.
L’association de votre site web Squarespace à Acuity Scheduling permet d’accéder à des formulaires efficaces et personnalisables. Vous pouvez entièrement adapter les formulaires à votre entreprise, afin de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour offrir à vos clients la meilleure expérience possible. Par exemple :
Les stylistes peuvent demander à leurs clients de télécharger des images qui les inspirent.
Les coachs de vie peuvent poser des questions sur les objectifs à court et à long terme.
Les pet sitters peuvent obtenir l’adresse du domicile de leurs clients.
1. Déterminer les questions à poser
Commencez par dresser une liste de ce que vous voulez savoir sur vos clients. Il peut s’agir de :
La date d’anniversaire (vous pouvez donc envoyer un bon de réduction)
Le nom du chien
S’il existe des allergies
Les documents que vous souhaitez qu’ils importent, et bien plus encore
Essayez de vous concentrer sur les détails qui amélioreront leur expérience et vous permettront de passer du temps ensemble plus rapidement.
Ensuite, regroupez vos questions en fonction du type de rendez-vous qui leur est associé. Par exemple, un bricoleur peut avoir des questions à poser chaque fois qu’une personne prend rendez-vous (« Quelle est votre adresse ? ») et d’autres qui sont spécifiques à des types de rendez-vous individuels (« Y a-t-il un robinet extérieur que je peux utiliser avec mon nettoyeur haute pression ? »). Chaque groupe de questions constituera un formulaire distinct, que vous pourrez attribuer à des types de rendez-vous spécifiques.
Avec Acuity, vous demandez toujours aux clients leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse lors de la prise de rendez-vous. Pour collecter davantage d’informations ou créer des formulaires pour différents types de rendez-vous, créez un formulaire personnalisé à ajouter au flux de réservation.
Découvrez comment une entrepreneuse utilise des formulaires personnalisés pour son salon
2. Configurer des formulaires pour les nouveaux clients
Vous pouvez poser aux nouveaux clients une liste distincte de questions qui ne s’appliquent pas à vos clients récurrents. Par exemple, un acupuncteur peut vouloir savoir si le client a déjà eu recours à l’acupuncture ou un coach sportif peut vouloir connaître les objectifs d’un client en matière de forme physique. Vous pouvez également vouloir savoir comment le client a connu votre entreprise.
Il peut être utile de créer un type de rendez-vous distinct pour les nouveaux clients. Une fois le type de rendez-vous créé pour les nouveaux clients, créez un formulaire qui inclut les nouvelles questions et configurez-le pour qu’il s’affiche chaque fois qu’un nouveau client réserve le nouveau type de rendez-vous.
Selon le fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez organiser ces nouveaux rendez-vous avec les clients comme une réunion classique ou proposer des rendez-vous spécialisés pour la première visite ou des consultations pour les nouveaux clients. Un thérapeute peut souhaiter une consultation initiale un peu plus longue, au cours de laquelle il peut étudier les objectifs du client et les modalités qu’il préfère, tandis qu’une salle de sport peut proposer une consultation gratuite de 30 minutes comprenant un récapitulatif des cours disponibles et une visite de l’établissement.
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3. Attention à la présentation
Ensuite, décidez de la manière dont vous souhaitez que vos questions soient présentées aux clients. Après les champs standard pour le nom et les coordonnées, vos questions supplémentaires peuvent-elles être regroupées en sections ? Par exemple, un photographe de mariage peut diviser son formulaire de réservation en plusieurs sections : questions de base, détails du mariage, informations sur le couple et choix esthétiques.
Les utilisateurs d’Acuity peuvent se servir de ces décisions pour définir les champs de titre et de description des nouveaux formulaires. Votre titre et votre description apparaîtront au-dessus des questions de votre formulaire. Cela crée une sorte de rupture visuelle, séparant vos formulaires personnalisés des champs de nom, de numéro de téléphone et d’adresse e-mail. Si vous donnez la priorité à la rationalisation de votre marque, vous pouvez laisser ces champs vides pour créer un flux continu de questions.
Votre calendrier et vos formulaires de prise de rendez-vous peuvent être intégrés à votre site web. Ainsi, vous pouvez personnaliser la page en fonction des couleurs et des polices de votre marque. De plus, il sera plus facile pour les clients potentiels de passer de la page d’information vous concernant et concernant vos services à la page de réservation.
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4. Création des formulaires et déterminer le moment où ils s’affichent
Une fois que vous avez défini la structure de base de vos formulaires de renseignements, vous pouvez les configurer et les joindre à différents types de rendez-vous. Si vous souhaitez donner un nom et une description à votre formulaire, commencez par ces informations. Ajoutez ensuite les questions auxquelles vous souhaitez que vos clients répondent.
Pour une prise de rendez-vous automatisée et sans intervention, placez votre calendrier de rendez-vous sur une page dédiée de votre site web. À partir de là, vous pouvez personnaliser la page en fonction de votre marque et fournir toutes les informations supplémentaires que les clients pourraient souhaiter connaître avant de prendre rendez-vous avec vous, comme votre politique d’annulation. En fonction de votre logiciel de planification, vous pouvez joindre différents formulaires de renseignements à chacun de vos types de rendez-vous afin que les clients bénéficient d’une expérience fluide.
Les utilisateurs d’Acuity peuvent utiliser le champ « Afficher ce formulaire lors de la prise de rendez-vous » pour sélectionner les types de rendez-vous auxquels chaque formulaire est associé. Une fois que vous aurez cliqué sur « Enregistrer le formulaire » ou « Enregistrer la question et le formulaire », votre nouveau formulaire sera en ligne dans votre outil de planification.
5. Afficher les réponses des clients
Acuity ajoute automatiquement les réponses des clients aux détails du rendez-vous qu’ils ont pris. À l’approche du rendez-vous, ouvrez les détails pour consulter les réponses et préparer la séance.
N’oubliez pas que vous pouvez toujours ajuster vos formulaires au fil du temps. N’oubliez pas que vous pouvez toujours adapter vos formulaires au fil du temps. Si des questions ou des détails reviennent fréquemment lors de vos réunions avec les clients ou si vous vous retrouvez à poser la même question après les réunions, c’est souvent le signe qu’il faut l’ajouter à vos formulaires. Plus vous intégrerez des éléments de préparation dans le processus automatisé d’accueil des clients, plus le temps précieux que vous passerez avec vos clients sera productif.
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