Investissez efficacement votre temps et votre énergie en tant que travailleur indépendant : notre manuel gratuit vous explique tout.
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Vous avez désormais déniché vos premiers clients et officiellement lancé votre activité d'indépendante. Il est maintenant temps de vous assurer que votre emploi du temps est adapté. La gestion du temps est un facteur majeur à prendre en compte pour assurer la réussite de votre activité. Si vous ne gérez pas votre temps de manière efficace, vous êtes susceptible de livrer des projets incomplets ou en retard et ainsi entraver vos relations avec vos clients, qui seront moins enclins à recommander vos services. Une mauvaise gestion du temps est également associée à un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui peut affecter votre santé mentale, voire entrainer un burnout et faire baisser vos performances.
Heureusement, puisque vous travaillez à votre compte, vous contrôlez vous-même votre temps et vous pouvez vous défaire des habitudes de gestion du temps malsaines ou inefficaces. En gérant votre temps de manière optimale dès le début de votre activité, vous pourrez garantir votre réussite sur le long terme. Découvrez comment gérer votre temps en tant qu'indépendant et éviter le burnout en mettant en place une routine quotidienne ou en définissant les attentes des clients.
Mettre en place une routine efficace
Pour trouver un certain équilibre en tant qu'indépendant, il est important de mettre en œuvre des calendriers, listes de tâches prioritaires et astuces de productivité. Ces outils de gestion du temps sont en effet nécessaires pour garder un œil sur tout ce que vous avez à faire et vous responsabiliser. Mais la vraie clé du succès en matière de gestion du temps à long terme est la façon dont vous organisez vos journées et vos semaines.
Identifier et catégoriser les tâches
Lancer sa propre activité signifie également porter plusieurs casquettes. C'est pourquoi les indépendants ont du mal à trouver suffisamment de temps dans la journée pour faire tout ce qu'ils veulent ou ont besoin de faire. Le tout est de commencer à identifier les catégories de tâches ou d'activités générales, puis d'organiser vos emplois du temps quotidien et hebdomadaire autour d'elles. Ces catégories doivent inclure votre activité (par exemple, les services que vous offrez aux clients, le marketing, les tâches administratives, les appels de networking avec les clients), votre vie personnelle (tâches domestiques, soins personnels, responsabilités familiales, vie sociale, repos, loisirs...) ainsi que votre emploi actuel (le cas échéant).
Établir votre modèle quotidien
Après avoir repéré les tâches essentielles de vos journées, établissez un modèle quotidien qui peut s'adapter à toutes les catégories de votre liste et au temps que chaque d'entre elles nécessitent pour trouver un certain équilibre. Votre emploi du temps ne doit pas être granulaire ou précis. Il s'agit plutôt d'une approche holistique de chaque journée qui sépare chaque catégorie spécifique en bloc de temps et les planifie aux moments optimaux.
Mettons désormais cette approche en pratique : imaginons que vous êtes indépendant à plein temps, célibataire, que vous aimez courir et avez une vie sociale active. Vous aimez vous lever tôt et avez appris avec le temps que vous êtes plus efficace le matin et que vous vous concentrez mieux sur le travail en contact direct avec les clients plus tard dans la journée.
Dans ce scénario, votre modèle de routine quotidienne peut être semblable à celui-ci :
Début de matinée : course à pied et soins personnels
Matin : travail avec les clients
Midi : pause
Après-midi : tâches administratives et marketing
Fin d'après-midi : appels avec les clients et networking
Début de soirée : tâches domestiques personnelles
Soir : vie sociale et repos
Une fois ce modèle établi, vous pouvez préciser chaque jour les tâches spécifiques de votre liste à intégrer à chaque bloc de temps. À partir de là, vous pouvez adapter ce modèle à chaque jour de la semaine. Par exemple, les lundis, mercredis et vendredis vous allez courir le matin avant de commencer à travailler, tandis que les autres jours vous méditez à la place. Peut-être que vous savez que vous aurez besoin de plus de temps pour le travail avec les clients tout au long de la semaine et moins de temps pour les appels, alors vous échangez les tâches du matin et de l'après-midi un jour sur deux.
Cette méthode peut vous aider à identifier ce que vous appréciez le plus dans votre travail et votre vie personnelle ainsi que les moments de la journée et de la semaine où vous êtes le plus productif et impliqué dans chaque activité. Cela vous permet également de moins alterner entre les différentes tâches et d'améliorer votre concentration à chaque moment de votre journée.
Liberté et sécurité dans votre routine
L'objectif de cet exercice n'est pas de créer des routines rigoureuses et contraignantes, mais de profiter d'une liberté et d'une sécurité adaptées à votre mode de vie. En créant des limites et en équilibrant votre temps, vous pouvez être plus concentré(e) et éviter le burnout. Une routine peut vous aider à développer une mémoire musculaire mentale et vous entrainer à vous concentrer pleinement sur la catégorie de tâches que vous avez planifiées, tout en passant moins de temps à vous demander si vous deviez faire autre chose à ce moment-là. Cela fait une grande différence non seulement dans la façon dont vous vous concentrez sur votre travail mais également dans votre vie personnelle.
Respecter votre temps et votre énergie
Même si l'on tente de suivre la routine la mieux pensée, la vie personnelle et le travail sont imprévisibles. Il est donc inévitable qu'il y ait des moments pendant lesquels votre emploi du temps change et le burnout s'installe. La façon dont vous gérez les périodes comme celle-ci détermine l'efficacité à laquelle vous pouvez vaincre le burnout et redevenir opérationnel.
Vous devez d'abord respecter votre temps et votre énergie, sans jugement ni excuses. Posez-vous les questions suivantes :
Avez-vous accepté plus de responsabilités professionnelles ou personnelles que vous ne le pouviez ? Réfléchissez aux choses que vous pouvez refuser et entraînez-vous à dire non plus souvent aux projets qui ne vous sont pas utiles.
Quand avez-vous pris des vacances pour la dernière fois ? Même si vous n'êtes pas dans une situation financière idéale prenez un jour ou deux, un week-end, une semaine entière voire plus. Prendre le temps de recharger ses batteries est bénéfique pour votre santé, ce qui signifie que vous serez plus présent pour vous-même et vos clients quand vous recommencerez à travailler.
Vous avez pris des vacances mais vous avez quand même dû travailler à cause de quelque chose d'urgent ? La prochaine fois, prenez des vacances et respectez-les, quoi qu'il arrive. Si vous ne respectez pas votre temps personnel, vos clients ne le feront pas non plus. Prévenez toujours vos clients lorsque vous prenez des vacances prolongées afin de définir leurs attentes et de profiter pleinement de votre période de repos, loin du travail.
Si vous êtes épuisé(e) parce que vous travaillez à temps partiel en plus de votre emploi, il peut être bon de déterminer à l'avance le moment où vous allez arrêter votre activité indépendante ou le moment ou vous allez quitter votre emploi et assumer le statut d'indépendant à temps plein. Si vous savez que vous allez tôt ou tard arrêter de jongler entre vos deux activités, vous arriverez mieux à gérer votre santé mentale et à trouver un certain équilibre en attendant.
Définir les attentes des clients
Il est tout aussi important de définir les attentes des clients en ce qui concerne votre disponibilité et le volume de travail que vous pouvez accepter. Il est notamment essentiel de définir les attentes des clients en ce qui concerne la portée du projet et vos disponibilités.
Gérer les demandes imprévues
Il peut arriver que des clients vous demandent plus que ce que vous aviez convenu dans le contrat définissant la portée du projet. Par exemple, si vous êtes graphiste et que vous avez accepté de fournir trois variantes de logo et que le client demande deux autres versions, n’hésitez pas à faire valoir le respect de votre temps et de l’accord convenu. En fonction de votre disponibilité, refusez poliment ou demandez un autre contrat ainsi qu’une compensation pour ces suppléments.
Fournir plus de services que ce qui était convenu sans compensation supplémentaire, peut créer une certaine rancune et affecter votre relation avec ce client. De plus, si vous avez plus de travail que prévu, votre emploi du temps est susceptible d'être bouleversé, ce qui pourrait impacter votre travail avec vos autres clients et conduire à un burnout.
Gérer les attentes en matière de disponibilité
Le moyen le plus simple de vous assurer que vous clients savent quand vous êtes disponible est de leur communiquer clairement vos horaires de travail au début de votre relation client. Rappelez-vous que vous contrôlez votre propre emploi du temps, alors si vous pouvez gérer l'ensemble de votre activité indépendante en travaillant uniquement de 8 h à 16 h du lundi au mercredi, soyez clair à ce sujet avec vos clients lors de vos conversations initiales. Vous pourriez même indiquer dans le contrat que vous êtes joignable par e-mail qu'à certains moments. Si vous indiquez clairement à vos clients qu'ils ne recevront pas de réponse en dehors de ces horaires et jours, vous ne vous sentirez pas obligé(e) de briser l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.
Vous pouvez également gérer le temps que vous accordez aux clients en leur indiquant clairement les moments où ils peuvent planifier des appels avec vous. Imaginons par exemple que vous acceptez les appels l’après-midi uniquement. Vous pourriez utiliser un outil de planification en ligne tel que Acuity Scheduling pour configurer vos disponibilités aux horaires qui vous conviennent, par exemple, entre 13 et 14 h du lundi au mercredi, et l’application affichera uniquement ces créneaux horaires à vos clients. Ainsi, les clients ne planifieront pas d’appels de manière inattendue quand vous n’êtes pas disponible ou ne travaillez pas.
L’utilisation d’un outil de planification comme celui-ci permet également de simplifier la prise de rendez-vous en ligne pour les clients. Il est plus facile de gérer les appels des clients lorsqu’ils s’habituent à planifier des appels avec vous uniquement par le biais de votre outil de planification en ligne, soit par un lien que vous leur envoyez, soit en l’intégrant à votre site web. Avec Acuity Scheduling, vous pouvez même configurer des intervalles de temps entre chaque appel pendant vos heures de disponibilité afin de ne pas passer plusieurs appels consécutifs sans pause. Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter 5 à 10 minutes de pause entre chaque appel afin que vous puissiez respirer, vous hydrater et vous préparer pour le prochain appel.
Il est possible de créer un emploi du temps qui vous convient et d'éviter le burnout en combinant toutes ces techniques de gestion du temps. Si vous venez de lancer votre activité, consultez notre guide complet Comment devenir indépendant.