Qu’est-ce qu’une UGS ?

Que vous lanciez une boutique en ligne, vendiez une variété de produits, proposiez des téléchargements numériques ou vendiez des services, vous devez être organisé(e) pour réussir. Les unités de gestion des stocks (ou UGS) sont les héros méconnus de la gestion des inventaires. Ces identifiants uniques vous aident à suivre les articles, à traiter les commandes avec précision et à prendre des décisions plus judicieuses pour votre entreprise.

Les UGS sont en quelque sorte le système d’organisation interne de votre entreprise. Alors que les clients connaissent vos produits par leur nom, leur couleur et leur taille, vous et votre équipe utilisez ces identifiants uniques pour tout gérer en coulisses. Ils vous aident par exemple à réapprovisionner les articles les plus populaires ou à vous assurer que la bonne version d’un téléchargement numérique est livrée. Découvrons comment fonctionnent les UGS et comment créer un système qui pourra évoluer en même temps que votre activité.

Les différences entre les UGS et d’autres codes produits

Considérez l’UGS comme l’empreinte digitale de votre produit. Ce code unique que vous attribuez à chaque article ou service facilite le suivi et la gestion. Vous pouvez utiliser les UGS pour tous les types de produits que vous vendez, qu’il s’agisse de produits physiques, de téléchargements numériques ou de services. Par exemple :

• Un produit physique tel qu’un t-shirt peut utiliser « TSH-RG-M »

• Un téléchargement numérique tel qu’un e-book pourrait utiliser « EBK-MRKT-PDF »

• Un pack de services tel qu’une séance photo peut utiliser « PHT-1H-STD »

Contrairement aux CUP (codes universels des produits), qui sont ces codes-barres que vous voyez sur les produits dans tous les magasins, les UGS sont propres à votre entreprise. Vous les créez pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de gestion.

Voici un bref comparatif :

• UGS : votre système interne de suivi des produits et des variantes

• CUP : des codes universels qui sont les mêmes pour tous les détaillants

• Codes-barres : la version à scanner des UGS ou des CUP

Cette flexibilité vous permet de concevoir des UGS qui sont adaptés à votre activité et qui vous aident à travailler plus efficacement.

Les avantages des UGS

Utiliser des UGS présente des avantages pratiques qui peuvent améliorer à la fois vos opérations et l’expérience client.

Une gestion des stocks simplifiée

Vous savez exactement ce qui est disponible et quand ajuster vos produits et services. Pour les produits physiques, les UGS permettent d’éviter les ruptures de stock, surtout si vous vendez sur plusieurs sites. Pour les produits numériques et les services, ils permettent de suivre les différentes versions ou types de packs. Par exemple, une boutique de vêtements peut rapidement savoir si un modèle de robe populaire sera bientôt en rupture de stock dans certaines tailles, tandis qu’un créateur de cours en ligne peut déterminer les versions du cours qui doivent être mises à jour.

Un traitement des commandes plus rapide

Lorsque chaque produit ou service possède un identifiant unique, vous pouvez traiter les commandes rapidement et avec précision. Un magasin d’articles pour la maison qui utilise des UGS peut trouver des articles en quelques secondes au lieu de rechercher parmi des produits similaires. Les vendeurs de produits numériques peuvent fournir instantanément la bonne version des modèles ou des guides aux clients.

Un service client amélioré

Lorsqu’un client vous pose des questions sur un achat précédent ou a besoin d’aide, les UGS vous aident à identifier instantanément l’article exact. Au lieu de demander aux clients de décrire ce qu’ils ont acheté, votre équipe peut consulter les informations grâce à l’UGS. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui proposent plusieurs niveaux de service, des variantes de produits ou des articles régulièrement mis à jour.

Des informations sur l’activité plus utiles

Découvrez les produits et services qui se vendent le mieux et identifiez les tendances de votre activité. Un institut de beauté qui utilise des UGS pour différents packs de services peut facilement identifier les soins les plus populaires à différentes périodes de l’année. Un créateur de cours en ligne peut déterminer les formats de cours (vidéo, audio ou écrit) les plus performants. Ces informations peuvent vous aider à développer de nouveaux produits ou à mieux planifier votre budget et vos ressources.

Découvrez d’autres conseils pour gérer votre stock

Créer votre système d’UGS

Un bon système d’UGS est logique, cohérent et facile à utiliser. Voici comment créer un système adapté à votre entreprise.

• Démarrez par la structure : commencez par vos principales catégories de produits et passez ensuite aux variantes. 

• Choisissez votre format : utilisez à la fois des lettres et des chiffres et adaptez le format à votre inventaire. Utilisez des schémas cohérents pour chaque type de produit afin que votre système soit intuitif.

• Faites simple : bien que les UGS puissent comporter jusqu’à 20 caractères, les codes plus courts (entre 8 et 12 caractères) sont généralement plus faciles à utiliser et à mémoriser.

Voici quelques exemples d’UGS pour une boutique de vêtements, une entreprise qui vend du contenu numérique et des services professionnels.

Produits physiques :

• RB-NR-S (robe, noire, taille S)

• VST-JN-L (veste, jean, taille L)

Produits numériques :

• GDE-SOC-PDF (guide, réseaux sociaux, format PDF)

• MDL-WEB-HTML (modèle, site web, format HTML)

• CRS-MKT-BAS (cours, marketing, niveau de base)

Services :

• CON-1H-VID (consultation, 1 heure, vidéo)

• CLS-DBT-GRP (classe, débutant, groupe)

• MSG-60M-SUE (massage, 60 minutes, suédois)

Chacun de ces UGS identifie le produit par type d’article, par identifiant (niveau, sujet ou longueur) et par un second identifiant (format, taille, type). 

Comment commencer à utiliser les UGS

Vous souhaitez utiliser des UGS pour votre activité ? Commencez par ces six étapes.

1. Dressez la liste des catégories de produits et de leurs variantes pour tous les types de produits et services.

2. Définissez le format de vos UGS en fonction des principaux attributs de vos produits.

3. Créez un guide de référence qui explique le schéma des noms.

4. Attribuez des UGS à votre stock.

5. Formez votre équipe au nouveau système, si nécessaire.

6. Mettez en place des audits réguliers et des procédures de suivi.

N’oubliez pas que votre système d’UGS doit refléter les besoins spécifiques de votre entreprise. Bien que ces lignes directrices constituent une base, adaptez-les pour créer un système correspondant à ce que vous proposez.

Intégrer les UGS à vos systèmes métier

Un système d’UGS bien conçu est encore plus performant lorsqu’il est intégré aux outils métier que vous utilisez déjà. La plupart des systèmes de point de vente (PDV) modernes permettent de scanner ou de saisir des UGS afin de suivre automatiquement les ventes et de mettre à jour les niveaux de stock en temps réel. 

Connectez vos UGS à votre plateforme eCommerce et vous pourrez facilement organiser votre boutique en ligne et synchroniser vos stocks sur tous vos canaux de vente. Par exemple, si vous vendez des articles lors d’un événement en personne, un client peut acheter l’un de vos articles sur les réseaux sociaux ou dans votre boutique en ligne au même moment. Avec un bon système de point de vente, vos niveaux de stock sont toujours exacts. Les clients ne peuvent pas acheter un produit épuisé et vous savez exactement ce que vous avez en stock.

Une utilisation cohérente des UGS améliorera également vos outils d’analyse. Vous pourrez identifier les tendances saisonnières, connaître les meilleures ventes et repérer les articles pour lesquels une promotion pourrait être utile.

Les bonnes pratiques en matière de gestion des UGS

Utiliser des UGS peut vous faire gagner du temps et vous aider à découvrir des informations sur votre activité. Il est toutefois utile de suivre certaines bonnes pratiques, comme une bonne documentation, des audits et de la clarté.

• Créez une documentation claire. Créez un guide complet sur le format et les abréviations de vos UGS afin de maintenir la cohérence au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Ajoutez des exemples clairs de création d’UGS pour de nouveaux produits et décrivez les procédures à suivre pour les cas particuliers. Cette documentation sera inestimable le jour où vous élargirez votre équipe.

• Passez régulièrement en revue vos UGS. Prévoyez des contrôles mensuels pour vous assurer que vos UGS correspondent à ce que vous proposez. Pour les produits physiques, vérifiez les niveaux de stock ; pour les produits numériques et les services, assurez-vous que les UGS correspondent aux versions et aux packs actuels. Ces vérifications régulières vous aident à détecter les différences potentielles avant qu’elles n’affectent votre activité.

• Surveillez les performances de chaque UGS. Utilisez les données de vos UGS pour suivre les performances de vos produits et identifier les tendances, puis basez-vous sur ces informations pour orienter le développement de vos produits, vos packs de services et vos stratégies marketing. Établissez des rapports réguliers pour garder un œil sur les articles les plus vendus et identifier les produits et services moins performants qui pourraient nécessiter une attention particulière.

• Pensez à l’avenir. Concevez votre système d’UGS en laissant de la place pour de nouvelles catégories de produits ou de nouveaux types de services. Par exemple, si vous commencez par des vêtements mais que vous pourriez ajouter des accessoires plus tard, assurez-vous de pouvoir utiliser le même format de nom pour de nouvelles catégories sans avoir à repenser entièrement le système.

Éviter les problèmes courants liés aux UGS

Toutes les entreprises sont confrontées à des problèmes d’inventaire, mais un système d’UGS bien géré vous permet de les résoudre efficacement. Voici quelques points à surveiller lors des audits et des formations à votre système d’UGS. 

• Doublons : un seul doublon peut créer de la confusion et entraîner des erreurs de traitement. Lorsque vous changez de systèmes métier, vérifiez que votre format d’UGS est compatible avec les nouveaux logiciels, et testez toujours soigneusement les intégrations avant de les mettre en œuvre.

• Cohérence : utilisez les caractères de manière claire et cohérente. Évitez de mélanger des zéros et des O, qui peuvent se ressembler et prêter à confusion. Commencez toujours vos UGS par des lettres plutôt que par des chiffres afin d’éviter les problèmes de formatage (les feuilles de calcul pourraient interpréter vos codes comme des valeurs numériques).

• Clarté : créez des codes bien différents pour des articles similaires. Plutôt que d’utiliser « BLA » et « BL » pour les articles en blanc et en bleu, optez pour des abréviations plus distinctives afin d’éviter les erreurs de lecture. Lorsque vous ne proposez plus un certain produit ou service, résistez à la tentation de réutiliser son UGS, même si cela semble efficace. En effet, conserver les UGS qui ne sont plus utilisés vous permet de préserver vos données historiques et évite toute confusion future.

• Adoption : au fur et à mesure que votre activité se développe, créez des guides de référence rapide pour tous les membres du personnel et établissez des procédures claires pour la création de nouvelles UGS. Des formations régulières permettent à tout le monde de suivre les mêmes conventions, de réduire les erreurs et de préserver l’intégrité du système.

En mettant en place dès maintenant un système d’UGS clair et cohérent, vous jetez des bases plus solides pour la croissance de votre entreprise et vous vous préparez à des opérations plus efficaces à mesure que vos produits et services se développeront. Squarespace propose des outils qui vous aident à créer des UGS personnalisées et à gérer vos stocks grâce à des intégrations PDV.