Comment gérer les stocks de votre boutique en ligne

Avant de configurer votre boutique en ligne, il est indispensable de définir clairement votre stratégie de gestion des stocks eCommerce. 

Par « stock », on entend l’ensemble des produits physiques que vous proposez à la vente. La gestion des stocks consiste à organiser et à contrôler le parcours de ces produits dans la chaîne logistique. Définir une stratégie de gestion des stocks eCommerce, c’est l’assurance de disposer à tout moment des produits physiques nécessaires au traitement de vos commandes. 

Un bon système de gestion des stocks eCommerce vous aide à maintenir des niveaux de stocks cohérents avec la demande de vos produits. Il minimise également vos frais de stockage, ce qui profite à votre retour sur investissement (ROI). 

Avec un système d’analyse et de gestion des stocks, les ventes et les retours ne passent pas à travers les mailles du filet et vous réalisez plus facilement l’inventaire de vos produits.

Choisir sa méthode de gestion des stocks

Il existe deux principales méthodes de stockage de vos produits : 

1. Sous-traiter à des dropshippers tiers ou à des entreprises d’impression à la demande

2. Stocker vous-même vos produits

Travailler avec des fournisseurs tiers

Les entreprises de dropshipping (livraison directe) ou les fournisseurs d’impression à la demande vous permettent de vendre vos produits en ligne sans les avoir en stock. Cette méthode permet de réduire les coûts liés à la location et à la gestion de votre propre espace de stockage. Cela se traduit par une baisse des coûts de démarrage. 

Le dropshipping et l’impression à la demande sont également plus évolutifs que la gestion de votre propre stock. En effet, vous n’avez pas à vous soucier d’augmenter votre espace de stockage au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Cela dit, le recours à des fournisseurs tiers présente également des inconvénients. Voici les deux principaux aspects à prendre en compte :

1. Vous n’avez aucune visibilité sur vos produits. Vous devez donc faire confiance à l’entreprise de gestion d’entrepôt en termes de contrôle qualité et de suivi des stocks. Mettez en place une stratégie de service client en cas de problème lors du traitement ou de l’expédition des commandes. 

2. Les frais de traitement sont généralement plus élevés avec des fournisseurs tiers. Comparez les coûts lorsque vous élaborez votre stratégie de traitement et d’expédition. Les petites entreprises, qui enregistrent un faible nombre de commandes, ont peut-être intérêt à gérer elles-mêmes leurs stocks.

Squarespace propose plusieurs outils de dropshipping et d’impression à la demande pour vous aider à démarrer avec la gestion des stocks de votre entreprise eCommerce. 

En savoir plus sur la logistique tierce partie (3PL)

Gérer votre propre stockage

Gérer vous-même votre stock présente plus d’avantages que d’inconvénients. En effet, lorsque vous gérez votre propre stock, vous assurez un contrôle plus étroit de la qualité de vos produits. 

La taille de l’espace de stockage dont vous avez besoin dépend de la taille de vos produits, de leur type et des quantités que vous devrez stocker à un moment donné. 

Si vous vendez des produits volumineux ou si vous devez garder un grand nombre de produits en stock, il vous faudra peut-être acheter ou louer un espace de stockage dans un entrepôt ou un local à distance. Faites preuve de créativité : louez un atelier qui pourrait se transformer partiellement en entrepôt, ou utilisez une pièce de votre maison qui se prête bien au stockage des produits. Recherchez aussi si une entreprise locale de stockage en libre-service offre des tarifs inférieurs à ceux des entrepôts. 

Tenez compte des conditions environnementales de l’endroit où vous stockez vos produits, en particulier si vos marchandises doivent être stockées dans des plages de température spécifiques. 

Gérer l’inventaire

Il y a trois aspects essentiels à l’élaboration d’une stratégie efficace de gestion des stocks :

1. Organisation

2. Prévision

3. Inventaire 

Une fois ces aspects essentiels en place, vous pourrez mieux gérer vos commandes et les étapes de traitement. Par ailleurs, si vous disposez d’un moyen de garder une trace de ces éléments, vos rapports d’inventaire et de ventes gagneront en fiabilité.

Organisation des stocks

Lorsque vous créez un système de gestion de votre stock, vous devez vous concentrer sur ces quatre priorités : 

1. Catégorisation

2. Fraîcheur

3. Praticité

4. Rangement

Commencez par définir les catégories des produits que vous vendez. Ensuite, regroupez les articles similaires. Par exemple, si vous gérez une boutique qui vend des vêtements et des accessoires, vous pouvez stocker tous les vêtements dans une section, les bijoux dans une autre, et ainsi de suite. Dans chaque catégorie, organisez ensuite les produits par sous-catégories, par exemple les variantes de couleur du même type de boucles d’oreilles. Si vous vendez des produits qui sont les mêmes dans des tailles différentes, classez-les également par taille. 

La fraîcheur des stocks renvoie à la méthode du « premier entré, premier sorti » (PEPS, ou FIFO). Cette méthode consiste à ranger vos produits en plaçant les plus anciens devant et les plus récents derrière. Elle est particulièrement importante si vous vendez des produits périssables, comme de la nourriture ou du maquillage, afin de minimiser les risques de vous retrouver avec des produits périmés. Même si vous ne vendez pas de produits périssables, cette méthode garantit qu’aucun article ne traîne trop longtemps dans vos rayons. 

Ensuite, pensez à l’aspect pratique. Identifiez vos meilleures ventes et stockez-les à côté du lieu où vous traitez vos commandes. Pour ce faire, vous devrez peut-être retirer ces articles de leurs grandes catégories et créer une section dédiée aux meilleures ventes, ou organiser les espaces de vos catégories de manière à ce que les meilleures ventes soient au premier plan de chaque espace. Cette organisation permettra d’améliorer l’efficacité de votre processus de traitement. 

Le rangement constitue la touche finale de l’organisation de votre inventaire. Conserver un espace de stockage bien rangé contribue à préserver la qualité de vos produits et de leur emballage. Le rangement vous permet aussi de surveiller les niveaux des stocks et de voir où il y a de l’espace disponible lorsque vous réceptionnez de nouveaux produits. 

Prévision des stocks

La prévision des stocks désigne la méthode de gestion des stocks la plus susceptible d’éviter les ruptures de stocks ou les stocks excessifs. On parle également de prévision de la demande, qui consiste à utiliser différents facteurs pour prédire ce que vos clients voudront vous acheter à l’avenir. 

Votre principal outil de prévision des stocks est votre logiciel de gestion des stocks, qui vous permet d’analyser certaines données, comme vos chiffres de ventes. Vous devez également tenir compte de facteurs tels que les tendances saisonnières et le calendrier de vos campagnes marketing pour prévoir la demande. 

La prise en compte des commandes passées par les clients, des tendances et des aspects marketing vous aidera à fixer un seuil de réapprovisionnement pour chacun de vos produits. Le seuil de réapprovisionnement (ou point de commande) désigne le stock minimum que vous devez avoir d’un produit afin de ne pas vous retrouver en rupture de stock. 

Un logiciel de gestion des stocks dispose d’une fonctionnalité d’alerte lorsque votre inventaire est inférieur au point de commande que vous avez défini. 

Admettons par exemple que vous vendiez des pulls faits main. D’après les données de votre historique de ventes et les tendances saisonnières, vous vendez environ 15 pulls taille M par mois, de septembre à mars. Cette moyenne passe à 30 pulls par mois à l’approche des fêtes de fin d’année, en novembre et décembre, et tombe à seulement cinq par mois d’avril à août. 

Dans cet exemple, il serait peut-être sage de mettre à jour votre seuil de réapprovisionnement en fonction de la saisonnalité de votre produit. Votre seuil de réapprovisionnement pourrait être de 10 unités en septembre, 20 unités en novembre et seulement trois unités en mai. 

Mais une fois que votre stock de pulls tombe en dessous de 10 unités en septembre, comment savoir le nombre de pulls que vous devez commander ? Définissez un niveau de stock maximum pour chacun de vos produits afin d’automatiser également cet aspect de votre inventaire. 

Par exemple, le niveau de stock maximum de votre pull pourrait être de 20 unités en septembre. Les niveaux de stocks maximums permettent de réduire le risque de créer des stocks morts. Un stock mort (ou stock dormant) est un produit que vous avez stocké en trop grande quantité, mais que vous ne pouvez plus vendre, généralement parce qu’il est périmé. Par exemple, les pulls de Noël des années précédentes constituent des stocks morts. 

Lorsque vous fixez vos seuils de réapprovisionnement et vos niveaux de stocks maximums, tenez compte du délai d’approvisionnement dans vos estimations. Il s’agit du temps qui s’écoule entre le moment où vous vous réapprovisionnez auprès d’un fournisseur et le moment où vous recevez effectivement le nouveau stock. Si les produits que vous commandez ne sont pas prêts à l’emploi, cela implique une certaine gestion de la chaîne d’approvisionnement. Pour tenir vos délais de commande, tenez compte des délais d’approvisionnement de tous vos matériaux et du temps de création des produits.

Inventaire des stocks

Un inventaire consiste, pour les chefs d’entreprise, à compter physiquement chaque unité de leur stock pour vérifier que ce nombre correspond aux quantités annoncées dans leur logiciel de gestion des stocks. Même avec le meilleur logiciel de gestion des stocks, il est courant que des produits soient égarés, endommagés ou mal saisis dans votre système. C’est pourquoi il est préférable d’effectuer des inventaires réguliers de votre stock.

Il peut s’avérer utile de planifier régulièrement les inventaires. Notamment lorsque vous avez beaucoup de produits en stock, que vous disposez de plusieurs entrepôts ou que vous traversez une période particulièrement chargée de réapprovisionnement ou de retours, il est facile d’égarer des produits ou d’entrer des chiffres inexacts dans votre logiciel.

Les inventaires permettent de comparer le nombre physique de produits à leur nombre informatique et de rester organisé. Les inventaires simplifient également votre processus de réapprovisionnement, car ils vous permettent de découvrir qu’un produit est passé sous le point de commande sans que le système ne l’enregistre.

Il existe plusieurs façons de vérifier l’inventaire. Une méthode courante consiste à effectuer un inventaire complet en fin d’année ou de trimestre, au moment de la déclaration du chiffre d’affaires.

Vous pouvez aussi effectuer des comptages cycliques : choisissez une catégorie différente chaque semaine, comptez les produits et comparez ce nombre à la quantité enregistrée. De cette façon, vous procédez à des inventaires en continu et vous évitez les tracas d’un inventaire de fin d’année.

Les inventaires vous aident également à maintenir le contrôle de la qualité de votre stock. Vendez-vous des articles périssables ? Si vous utilisez la méthode « premier entré, premier sorti », vous pourrez facilement vérifier les dates d'expiration à l'avant de votre stock. Vendez-vous des articles fragiles ? Des inventaires réguliers permettront de vérifier qu'aucun de ces produits n'a été accidentellement endommagé. 

Configuration du logiciel de gestion des stocks eCommerce

Le logiciel de gestion des stocks doit être le point central de la gestion de tous vos stocks eCommerce. Il vous aidera à synchroniser votre stock sur plusieurs boutiques. Vous pouvez ainsi consulter les niveaux de stock en temps réel sur des boutiques en ligne comme Squarespace Commerce et sur n’importe quelle marketplace populaire, le tout à partir d’un seul tableau de bord. 

De nombreux outils permettent de créer des codes-barres pour vos produits. En scannant les codes-barres, le comptage des produits est plus efficace et moins manuel, ce qui peut limiter les risques d’erreur.

Squarespace Commerce comprend un outil d’importation de produits qui permet d’importer facilement votre stock depuis d’autres marketplaces vers votre boutique Squarespace. De cette façon, vos clients sont libres d’acheter vos produits où qu’ils les trouvent.

Quel que soit le logiciel de gestion des stocks que vous choisissez pour optimiser vos opérations, envisagez de confier à une seule personne la supervision des opérations de gestion des stocks. Un gestionnaire des stocks aura une vue d’ensemble de votre inventaire et des niveaux de stock, et il sera le mieux placé pour créer des processus de réception de stock, d’inventaire et de gestion du tableau de bord de votre logiciel de gestion des stocks.

Cette publication a été mise à jour le 15 mars 2023.