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Pour les créateurs et travailleurs indépendants ainsi que pour les professionnels en général, la facturation est la dernière étape permettant de recevoir (ou non) un paiement de la part d’un client. C’est pourquoi disposer d’un processus de facturation efficace est essentiel au chiffre d’affaires de votre entreprise. Le meilleur moyen de simplifier la facturation client est d’utiliser un logiciel de planification en ligne qui possède son propre générateur de factures. Grâce aux Factures Acuity Scheduling, vous pouvez à tout moment créer et envoyer rapidement des factures à vos clients et ces derniers peuvent vous payer en toute simplicité par le biais du processeur de paiement intégré dans votre outil de prise de rendez-vous.
Découvrez comment rédiger une facture, l’envoyer et accepter le paiement. Vous comprendrez également comment Acuity Scheduling rationalise l’ensemble du processus pour vous.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document financier qui détaille les services que vous avez fournis à un client, le prix de ceux-ci et la date d’échéance du paiement.
Le processus de facturation client est la manière la plus répandue pour les professionnels indépendants tels que les travailleurs, les sous-traitants et autres entrepreneurs indépendants de recevoir un paiement en échange de leurs services. Ainsi, au lieu d’accepter un paiement anticipé, il s’agit de créer et d’envoyer une facture au client une fois les services effectués. Ensuite, le client doit payer la facture dans les délais impartis par le professionnel indépendant.
Prenons un consultant en webdesign indépendant qui a repensé le site web d’une entreprise. Pour créer sa facture et l’envoyer à l’entreprise afin d’être payé pour ses services, il peut utiliser le générateur de factures d’Acuity Scheduling.
Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?
Une facture est un document qui demande et traite un paiement à venir, tandis qu’un reçu est tout simplement un document statique qui enregistre un paiement effectué.
Par exemple, imaginons que vous proposiez un service pouvant être payé au moment de la réservation. Dans cette situation, vous pourriez utiliser votre processeur de paiement pour envoyer un reçu automatisé au client pour ses dossiers. Une facture n’est alors pas nécessaire puisque le paiement a déjà été effectué.
En fonction du type de tarification ou de structure de service que vous avez configuré pour votre entreprise, vos services entraîneront ou non une création de reçus ou de factures. Par exemple, un professeur de fitness indépendant peut proposer des cours en groupe pour lesquels les participants paient en avance, tout en proposant également des séances d’entraînement individuelles facturées au client chaque mois.
Que faut-il inclure dans une facture ?
La structure d’une facture est relativement simple, quel que soit votre secteur d’activité ou les types de services que vous proposez.
Voici les principaux éléments qui doivent figurer dans votre facture :
Votre nom et vos coordonnées, ainsi que ceux de votre client
Les types de services que vous avez fournis au client
Le tarif que vous avez accepté de facturer pour chacun de ces services
Le montant total à payer pour l’ensemble des services
La date d’émission de la facture
La date d’échéance du paiement
Avec Acuity, nul besoin de se souvenir d’inclure ces éléments clés dans votre facture. En effet, ce template de facture est déjà intégré dans le générateur de factures du logiciel de planification. Personnaliser chaque champ et envoyer des factures professionnelles à vos clients n’a jamais été aussi simple et rapide. De plus, vous avez l’assurance de suivre les bonnes pratiques en matière de facturation.
Créer une facture avec Acuity Scheduling
Le générateur de factures d’Acuity vous permet de créer, envoyer et suivre des factures directement à partir du compte sur lequel vos clients ont programmé vos services. Lorsque vous vous rendez dans la section Factures de votre compte Acuity et sélectionnez Créer une facture, le générateur simplifie le processus de création de factures à l’aide d’un template facile à personnaliser.
Les Factures Acuity Scheduling vous font gagner du temps grâce aux services suivants :
Remplissage automatique des services et des tarifs
Le générateur de factures reconnaît automatiquement les types de services que vous proposez sur votre compte et les prix fixes qui leur sont attribués. Sur le template de la facture, ces services et leurs tarifs sont générés dans un menu déroulant pour que vous puissiez facilement sélectionner ceux qui s’appliquent à la facture de chaque client. Si nécessaire, vous avez également la possibilité de personnaliser manuellement ces éléments.
Duplication de la facture
Pour gagner du temps, vous pouvez copier des factures précédentes. C’est une fonction particulièrement utile si vous avez des clients réguliers qui prennent toujours rendez-vous avec vous pour le même service.
Gestion des brouillons de facture
Vous avez la liberté d’enregistrer ou de supprimer les brouillons à mesure que vous générez les bonnes factures pour vos clients.
Envoi de factures directement aux clients
Une fois que votre facture est prête, il est préférable de la prévisualiser pour vous assurer que toutes les informations sont exactes. À partir de là, une URL unique est automatiquement générée pour votre facture. Vous pouvez ensuite la partager avec votre client via le canal qui vous convient le mieux à tous les deux. Par exemple, vous pouvez accéder à votre compte de messagerie professionnel et ajouter cette URL de facture dans un e-mail destiné à votre client. Lorsque le client recevra votre e-mail et cliquera sur l’URL, il sera invité à payer en toute simplicité via le processeur de paiement intégré à votre compte.
Recevoir un paiement avec les Factures Acuity Scheduling
Une fois que vous commencez à générer et à envoyer des factures, il devient plus simple pour vous de recevoir des paiements et d’assurer un suivi du paiement des factures à partir de votre compte Acuity.
Tout d’abord, pour recevoir vos paiements, vous devez connecter un processeur de paiement tiers à votre compte Acuity. Si vous choisissez Stripe, Square ou PayPal, vos clients bénéficieront d’une expérience de paiement fluide et sécurisée : lorsqu’ils recevront l’URL unique de facture de votre part, la page de facture les invitera tout simplement à payer par carte bancaire.
À partir de votre tableau de bord des factures, vous pouvez savoir qui vous doit combien. Les informations qui y sont présentes sont automatiquement mises à jour à chaque fois que vous créez une nouvelle facture ou qu’un client vous paie. Sur votre tableau de bord, vous pouvez facilement rechercher des clients spécifiques ou filtrer vos factures par statut (p. ex. : non payée, payée ou en retard). Ainsi, vous savez exactement qui a déjà payé, et à qui vous devrez peut-être envoyer un rappel.
Centraliser vos outils professionnels avec Acuity Scheduling
Restez organisé en gérant tous vos besoins en matière de prise de rendez-vous depuis Acuity Scheduling. Les factures ne sont qu’un élément clé d’un système robuste comprenant des fonctionnalités telles que la prise de rendez-vous par le client, des formulaires de renseignements personnalisables et des notifications client automatisées. Ces outils vous permettent de laisser de côté les tâches rébarbatives liées aux prises de rendez-vous, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur le travail à fort impact qui vous importe le plus.
Votre outil de prise de rendez-vous possède sa propre URL personnalisable que vous pouvez partager pratiquement n’importe où. Vous pouvez également acheter votre propre domaine via Squarespace et intégrer votre outil de prise de rendez-vous directement dans un template de site web personnalisable qui présente vos services. Quelle que soit la façon dont vous utilisez Acuity Scheduling, c’est le logiciel de prise de rendez-vous et de facturation tout-en-un qui vous permet de gagner du temps, rester organisé et recevoir des paiements.
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