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Que vous organisiez une réunion d’entreprise loin des bureaux ou une soirée entre amis, un site web événementiel est un excellent moyen d’améliorer l’expérience des invités. Certains estiment que cela donne un caractère officiel à des événements informels, tandis que d’autres s’en servent pour promouvoir leur marque. D’autres encore apprécient la possibilité de recueillir des informations sur le public ou de facilement vendre des billets et des produits dérivés au même endroit.
Quel que soit l’usage que vous faites de votre site, utilisez-le comme un médium publicitaire. Les sites événementiels ont pour but de promouvoir votre événement et, surtout, d’inciter les visiteurs à y assister. Si vous souhaitez créer un site web événementiel, cette introduction peut vous mettre le pied à l’étrier.
Les avantages de créer un site web pour votre événement
Un site web événementiel a pour objectif premier de promouvoir votre événement. Il doit également vous permettre d’accomplir deux choses importantes :
Partager des informations indispensables telles que la date, l’heure et le lieu
Motiver les invités à s’inscrire ou à acheter des billets
Plus vous investissez dans la création de votre site, plus vous avez de chance d’en tirer profit. Pour les entreprises, cela peut se traduire par des avantages concrets tels que :
La notoriété de la marque : les sites web événementiels renforcent l’impact des événements en les faisant connaître le plus largement possible. Si vous utilisez un design conforme à votre branding, vous créerez des associations plus fortes avec votre entreprise.
Des clients informés : les sites web événementiels sont une source d’information pour les invités. Vous pouvez ajouter de nouveaux renseignements au fur et à mesure que l’organisation de l’événement se précise. Vous pouvez notamment indiquer les thèmes qui seront abordés, les activités prévues et le programme.
Des renseignements sur l’audience : savoir comment les visiteurs utilisent votre site peut vous aider à répondre à leurs besoins. Utilisez ces données pour identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, par exemple les types d’événements les plus populaires.
Des opportunités de parrainage : un site web événementiel ne présente pas seulement l’événement en question, mais également les personnes impliquées. Utilisez les données de votre site pour renforcer votre argumentaire et convaincre un sponsor que votre événement vaut la peine d’être parrainé.
Une communication plus efficace : une page FAQ peut vous faire gagner du temps, à vous comme à vos invités. Les FAQ leur évitent d’avoir à rechercher les informations et vous gagnez du temps en répondant à moins d’e-mails. Les invités apprécient également que les organisateurs prennent le temps de répondre à leurs questions.
Lancer un site web événementiel en 5 étapes
Que vous créiez un site web d’une page pour un événement ponctuel ou un site pour des événements réguliers ou des retraites, vous devez inclure certains éléments clés dans la conception de votre site. Voici quelques étapes pour commencer.
1. Sélectionnez un créateur de site web ou ajoutez une page à un site
Pour lancer rapidement votre site, vous pouvez utiliser un créateur de site web. Une plateforme de site web solide proposera une sélection de templates ou d’autres outils facilitant le design. La plupart d’entre elles gèrent également des fonctions techniques tels que l’hébergement web et la sécurité.
Voici d’autres raisons pour lesquelles un créateur de site web peut être une bonne option :
Outils de gestion des événements : les outils intégrés de RSVP ou de billetterie simplifient les inscriptions en ligne et vous permettent de connaître facilement le nombre d’invités et des informations telles que les restrictions alimentaires.
Webdesign prêt à l’emploi : préparer le design d’un site peut prendre beaucoup de temps, surtout pour celles et ceux qui n’ont pas les ressources ou le savoir-faire nécessaires. Les templates préconçus incluent généralement les fonctionnalités dont vous avez besoin pour un événement. Vous pouvez également utiliser un outil tel que le Kit de design Squarespace avec IA pour créer un site événementiel personnalisé en quelques minutes.
Formule tout-en-un : avec le bon outil de site web, vous pouvez gérer tous les aspects de la promotion de votre événement au même endroit. Au lieu d’utiliser différentes plateformes pour recueillir les inscriptions, collecter les paiements et envoyer de nouvelles informations, vous gagnerez du temps si vous pouvez tout faire avec un seul compte.
2. Choisissez entre une page de destination et un site web
Certes vous voulez que votre site événementiel fasse une bonne première impression, mais avez-vous réellement besoin d’un site complet ?
Pour rappel, une page de destination est une page web autonome qui vend ou explique des produits ou des services. Cette option est idéale pour promouvoir un projet ponctuel, car elle est plus facile à mettre en place et à gérer. Un site web, en revanche, raconte une histoire plus complète. Vous pouvez détailler les intervenants et les thèmes abordés et présenter plusieurs réunions ou rassemblements.
Si vous disposez déjà d’un site, y ajouter une page peut s’avérer judicieux. Le choix dépend en fait de la durée de vie de l’événement. Plus l’événement est important ou long, plus vous aurez besoin d’espace pour le présenter. Un événement de moindre envergure nécessitera moins de place.
Tenez compte des facteurs suivants pour choisir entre une page de destination et un site web.
Durée du projet : combien de temps cet événement va-t-il durer ? Cet événement est-il ponctuel ou allez-vous l’organiser régulièrement, par exemple toutes les semaines ou tous les mois ? Plus l’événement est long et complexe, plus vous aurez besoin d’un site web pour le présenter.
Interaction avec les utilisateurs : savoir comment vous voulez que les visiteurs utilisent le site peut également vous aider à prendre une décision. Souhaitez-vous établir une présence en ligne ou simplement promouvoir l’événement ? Une page de destination est idéale si votre objectif est de promouvoir l’événement, car elle est ciblée et simple.
Création de marque : si votre objectif est d’établir votre marque, vous aurez sans doute besoin d’un site. En effet, il vous donne plus d’espace pour explorer des sujets en profondeur, pour raconter votre histoire et pour vous positionner en tant que spécialiste.
3. Ajoutez des fonctionnalités essentielles
Maintenant que votre site événementiel est opérationnel, il est temps d’y ajouter les bonnes fonctionnalités et informations. Pensez à inclure les éléments suivants sur votre site :
Informations clés : les informations essentielles sur l’événement, telles que la date, l’heure et le lieu, doivent être clairement indiquées sur la page d’accueil. Nous vous recommandons de placer ces informations « au-dessus du pli », c’est-à-dire dans la zone de la page web qui est visible dès que le visiteur arrive sur le site. Si l’événement est virtuel, pensez à indiquer la plateforme que vous allez utiliser et à expliquer clairement comment se connecter.
Description de l’événement : une description détaillée donne une idée aux invités de ce à quoi ils peuvent s’attendre et les incitent à s’inscrire. Rédigez des descriptions claires et concises, avec un appel à l’action fort pour stimuler les ventes de billets ou les inscriptions.
RSVP ou achat de billets : assurez-vous que les invités peuvent facilement voir les options ou les niveaux d’inscription et s’inscrire, confirmer leur présence ou acheter un billet sur n’importe quelle page du site web.
Images de qualité : non seulement les photos bien éclairées et nettes ajoutent à l’esthétique, mais elles améliorent également l’expérience utilisateur. Les images créent également une certaine ambiance et contribuent à positionner une marque, ce qui permet aux événements de se démarquer.
Page FAQ : les pages FAQ améliorent le SEO d’un site. Ajoutez quelques mots-clés pertinents et votre site apparaîtra dans des requêtes de recherche spécifiques, ce qui améliorera son classement. En outre, des pages FAQ stratégiquement conçues renvoient à des pages pertinentes du même site, ce qui aide les moteurs de recherche à indexer votre contenu.
Design adapté aux mobiles : les visiteurs apprécient les sites réactifs qui sont faciles à naviguer, ce qui les incite à rester plus longtemps. C’est encore mieux s’ils sont rapides et qu’ils utilisent des jeux de couleurs et une typographie qui ne fatiguent pas les yeux.
Liens vers les réseaux sociaux : des liens vers des profils de réseaux sociaux donnent aux visiteurs une raison de continuer à interagir avec votre marque. Pensez à publier quelques aperçus de réseaux sociaux là où cela vous semble pertinent.
Coordonnées : la transparence renforce la confiance et montre aux invités que vous tenez à créer une expérience positive. Pensez à fournir une adresse e-mail, un formulaire de contact et/ou un numéro de téléphone où les gens peuvent facilement vous joindre.
4. Faites la promotion de votre site web
Maintenant que vous avez créé votre site, il est temps de le faire connaître. Voici quelques moyens éprouvés de promouvoir votre événement.
Marketing de contenu : qu’il s’agisse de billets de blog, de vidéos diffusées en direct ou de teasers, ajouter du contenu captivant à votre site et le partager avec votre audience est un moyen facile de maintenir l’intérêt des visiteurs.
Hashtags : sur les réseaux sociaux tels qu’Instagram et Twitter, les hashtags permettent à tout le monde de suivre un événement. L’astuce consiste à encourager les invités à le partager et à l’inclure dans leurs propres publications lorsqu’ils assistent à votre événement, ce qui multipliera les inscriptions à vos prochains événements.
Concours : les concours sont un excellent moyen d’attirer l’attention des visiteurs. Organisez un tirage au sort pour un événement très convoité, comme des billets gratuits ou des passes VIP, et vous augmenterez la portée de votre événement.
Marketing par e-mail : un message bien rédigé et adapté au bon public peut également s’avérer efficace. Ajoutez en ligne d’objet un texte qui va droit au but et vous avez l’assurance que les invités vont ouvrir l’e-mail et le lire.
Publicités payantes : si vous organisez un événement de plus grande envergure, vous pouvez utiliser des publicités ciblées pour toucher un plus grand nombre de personnes. Pour maintenir l’intérêt des visiteurs, vous pouvez essayer différents formats publicitaires, tels que des publicités vidéo ou des annonces display. De nombreuses plateformes publicitaires proposent des outils qui peuvent vous aider à analyser vos performances.
5. Continuez à informer les participants
Certes l’événement est terminé, mais maintenant que vous avez développé votre audience, vous devez maintenir l’intérêt en prévision de vos prochains événements. Cela peut également vous permettre de générer des leads tout en vous aidant à mieux comprendre votre public.
Le plus important, c’est d’ajouter en permanence à votre site du contenu que les invités ont envie de voir. Un billet de blog ou un e-mail récapitulant l’événement peut rediriger les lecteurs vers votre site. Vous pouvez y publier des photos et des vidéos que les invités pourront télécharger et partager en ligne.
Plus vous partagez du contenu, plus les gens réagiront, ce qui peut créer une communauté fidèle. Lorsque cette communauté sera établie, vous serez mieux armé pour organiser votre prochain événement.