Modèles d’e-mails professionnels pour les petites entreprises

La plupart des propriétaires de petites entreprises et des entrepreneurs individuels rédigent tous leurs e-mails à partir de zéro. Ce réflexe est compréhensible : c’est votre touche personnelle qui attire les clients et les incite à revenir. Toutefois, les heures que vous passez à écrire vos e-mails, vous ne les consacrez pas à développer votre activité. Et si vous repartez de zéro à chaque message, il est plus difficile de maintenir la cohérence de votre processus et de garder un œil sur les informations importantes.

Les modèles d’e-mails professionnels vous font gagner du temps tout en préservant l’authenticité de votre ton. Que vous contactiez des clients potentiels, assuriez un suivi après des réunions ou confirmiez des commandes, le bon modèle fait passer votre message de manière claire et efficace. Vous trouverez dans ce guide des modèles pour des situations professionnelles courantes, ainsi que des conseils pour les personnaliser en fonction de vos besoins.

Pourquoi les modèles d’e-mails professionnels sont importants

Vos e-mails vous permettent d’humaniser votre entreprise. Disposer de modèles prêts à l’emploi pour les situations courantes vous sera utile de plusieurs manières.

1. Gagnez du temps. Les modèles vous donnent un point de départ, ce qui vous permet de répondre rapidement sans bâcler le travail.

2. Assurez la cohérence de votre marque. Les modèles vous aident à employer le même ton dans tous vos e-mails, ce qui rend votre identité de marque plus reconnaissable.

3. Limitez les erreurs. Les modèles pré-écrits et révisés permettent d’éviter les fautes de frappe ou les messages peu clairs qui peuvent vous faire paraître peu professionnel.

4. Obtenez des réponses plus satisfaisantes. Des e-mails clairs et ciblés ont plus de chances de déboucher sur le résultat que vous souhaitez, à savoir planifier un rendez-vous, confirmer une vente ou obtenir des informations, par exemple.

5. Réduisez votre stress. Savoir ce qu’il faut dire dans chaque situation facilite la communication et vous libère pour d’autres aspects de votre activité.

Lorsqu’ils sont conçus avec soin, les modèles d’e-mails professionnels instaurent la confiance, démontrent votre professionnalisme et font progresser vos relations avec vos clients.

11 modèles d’e-mails essentiels pour les petites entreprises

Ces modèles couvrent les situations professionnelles les plus courantes qui pourraient se présenter à vous. N’oubliez pas de les personnaliser en fonction du ton de votre marque et de vos besoins. Certes il est important de paraître professionnel, mais vous emploierez peut-être un ton légèrement plus décontracté avec vos clients que dans les exemples ci-dessous. Une fois que vous avez rédigé la version finale, enregistrez une copie ou automatisez les messages courants pour accélérer et simplifier l’envoi d’e-mails.

1. Prospection à froid ou introduction

Quand l’utiliser : lorsque vous contactez pour la première fois un client ou un partenaire potentiel ou un nouveau contact

Objet : [Nom de la connexion mutuelle] m’a fourni vos coordonnées OU Petite question sur [sujet spécifique]

Bonjour [Nom],

[Connexion mutuelle] a mentionné que vous pourriez être intéressé(e) par une discussion sur [sujet/service/collaboration].
Je m’appelle [Votre nom] et je travaille chez [Votre entreprise]. Nous aidons [description du client idéal] en [principal avantage de votre service].

J’ai remarqué que [quelque chose de spécifique à son entreprise] et j’ai pensé que nous pourrions travailler ensemble.

Pourriez-vous m’accorder 15 minutes la semaine prochaine pour un appel téléphonique ? Je suis disponible [indiquez 2 ou 3 créneaux horaires].

Dans l’attente de votre réponse,
[Votre nom]
[Votre titre]
[Votre entreprise]
[Numéro de téléphone]
[Site web]
[Profil LinkedIn]

Pourquoi ce modèle est efficace : en envoyant cet e-mail, vous montrez que vous êtes réfléchi(e) et préparé(e) et que vous ne vous contentez pas d’envoyer des messages en masse. Vous faites preuve de crédibilité et démontrez que vous avez effectué des recherches ; le destinataire se sentira valorisé par le fait que vous mentionniez quelque chose de spécifique sur son entreprise.

Obtenir plus de conseils pour trouver des clients grâce à la prospection à froid

2. Bienvenue ou accueil

Quand l’utiliser : lorsque la personne est devenue cliente ou abonnée

Objet : Bienvenue chez [Votre entreprise] !

Bonjour [Nom],

Merci d’avoir choisi [votre service/produit]. Nous sommes ravis de vous compter parmi nos clients.
Voici les étapes suivantes :

1. [Première étape de votre processus d’intégration]

2. [Deuxième étape]

3. [Troisième étape]

Voici quelques ressources utiles pour vous aider à démarrer : 

• [Lien vers la FAQ]

• [Lien vers un guide utile]

Si vous avez des questions, répondez à cet e-mail ou contactez notre équipe d’assistance à l’adresse [e-mail de l’assistance].
Nous nous réjouissons à l’idée de travailler avec vous !

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ce modèle est efficace : ce modèle définit clairement les attentes et apporte une valeur immédiate en aidant les nouveaux clients à se sentir accompagnés dès le premier jour. Il réduit l’incertitude que les clients ressentent souvent après avoir effectué un achat ou pris un engagement. Incluez uniquement les informations essentielles afin de ne pas étouffer les nouveaux clients.

Voir d’autres exemples d’e-mails d’accueil des clients

3. Rappels

Rappels de rendez-vous 

Quand l’utiliser : quelques jours avant la date prévue pour réduire les rendez-vous non honorés

Objet : Rappel : votre rendez-vous du [Date] à [Heure]

Bonjour [Nom],

Je tenais à vous rappeler votre prochain rendez-vous :

Date : [Date]
Heure : [ Heure]
Lieu : [Lieu ou lien vers la réunion virtuelle]
Motif : [Brève description]

[Incluez des instructions de préparation ou les documents que le client doit apporter ou consulter]
Si vous devez reprogrammer le rendez-vous, veuillez me prévenir au moins 24 heures à l’avance en répondant à cet e-mail ou en appelant le [numéro de téléphone].
En attendant de nous voir bientôt, n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Rappels de paiement

Quand l’utiliser : deux ou trois jours avant la date d’échéance

Objet : Rappel de paiement de la facture n° [Numéro]

Bonjour [Nom],

Je tenais à vous rappeler que la facture n° [Numéro] d’un montant de [montant] est due le [date d’échéance].

Vous pouvez régler avec l’un des modes de paiement suivants :

• [Premier mode de paiement]

• [Deuxième mode de paiement]

• [Troisième mode de paiement]

Vous trouverez ci-joint une copie de la facture. Si vous avez déjà envoyé votre paiement, veuillez ignorer ce message.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.

Je vous remercie de votre confiance,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ces modèles sont efficaces : ces modèles sont directs mais cordiaux et ils fournissent toutes les informations nécessaires sans paraître insistants. Pour les rappels de rendez-vous, incluez uniquement les informations relatives au rendez-vous en question.

Apprendre à utiliser les rappels par SMS pour réduire les rendez-vous non honorés

4. Remerciement

Quand l’utiliser : après un rendez-vous ou un achat ou après avoir reçu de l’aide

Objet : Merci de [action spécifique]

Bonjour [Nom],

Je vous remercie de [action spécifique].

[Incluez une ou deux phrases avec des détails précis sur les raisons pour lesquelles vous avez apprécié leur action et son impact positif]

[Mentionnez les étapes suivantes ou la manière dont vous comptez assurer le suivi]

Merci encore de votre [soutien/confiance/temps]. J’ai hâte de travailler encore avec vous dans un avenir proche.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ce modèle est efficace : faire preuve de gratitude renforce les relations professionnelles et démontre que vous avez le souci du détail. Par ce message simple, vous indiquez à vos clients que vous tenez à eux et que vous vous souvenez d’eux, en particulier si vous l’envoyez peu de temps après l’interaction. Donnez toujours des détails précis sur ce pour quoi vous les remerciez. Soyez bref mais chaleureux.

5. Suivi et relance

Suivi après une réunion

Quand l’utiliser : le plus tôt possible après une réunion ou un événement de networking

Objet : Suivi de notre réunion du [Date]

Bonjour [Nom],

Merci d’avoir pris le temps de me rencontrer [aujourd’hui/hier/date]. J’ai beaucoup aimé discuter de [brève mention du sujet] et en apprendre davantage sur [un point précis tiré de votre conversation].

Comme promis, voici [ressource mentionnée lors de la réunion] : 

• [Lien ou pièce jointe]

• [Informations supplémentaires si nécessaire]

Voici les étapes suivantes dont nous avons discuté :

1. [Première action] avant le [date limite]

2. [Deuxième action] avant le [date limite]

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.

Dans l’attente de [prochaine interaction],
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Relance en cas d’absence de réponse

Quand l’utiliser : au moins trois à cinq jours ouvrables après le premier message

Objet : Rappel à propos de [objet de l’e-mail précédent]

Bonjour [Nom],

J’espère que vous allez bien. Je souhaitais faire suite à mon précédent e-mail concernant [bref rappel du sujet].

Je comprends que vous soyez occupé(e), mais je tenais simplement à savoir si vous avez eu l’occasion de réfléchir à [la question ou la proposition spécifique].

En voici les principaux points :

• [Bref résumé du premier point principal]

• [Bref résumé du deuxième point principal]

Pourriez-vous me faire part de vos commentaires ou m’indiquer si vous avez besoin d’informations supplémentaires ?

Je vous remercie du temps que vous m’avez accordé,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ces modèles sont efficaces : ces modèles renforcent les relations professionnelles en consignant les accords et en apportant de la valeur après votre interaction. Vous montrez que vous avez écouté et que vous êtes fiable. Pour les suivis après des réunions, envoyez l’e-mail dans les 24 heures, tant que la conversation est encore dans les mémoires. Pour les relances en cas d’absence de réponse, le message doit être bref et ne comporter qu’une seule question claire ou un seul appel à l’action.

6. Confirmation

Quand l’utiliser : après avoir reçu une commande, après une inscription ou après une transaction

Objet : Confirmation de votre [commande/inscription/rendez-vous] auprès de [Votre entreprise]

Bonjour [Nom],

Merci de votre [commande/inscription/rendez-vous] auprès de [Votre entreprise].

Voici une confirmation des informations :
Numéro de [commande/inscription/rendez-vous] : [Numéro de référence]
Date : [ Date]
[Incluez d’autres informations importantes telles que les produits commandés, l’heure du rendez-vous ou des informations sur l’événement]

[Le cas échéant : étapes suivantes ou ce à quoi ils peuvent s’attendre]

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez apporter des modifications, veuillez nous contacter à [coordonnées].

Merci d’avoir choisi [Votre entreprise].
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ce modèle est efficace : les e-mails de confirmation apportent une certaine tranquillité d’esprit et réduisent le nombre de questions posées au service d’assistance. Vos clients se sentent plus en sécurité lorsqu’ils disposent d’une trace écrite des informations importantes. Indiquez toujours les numéros de référence et les informations les plus importantes spécifiques au type de confirmation, comme les informations d’expédition et les dates de livraison estimées pour les commandes passées auprès de boutiques en ligne.

Consulter d’autres exemples d’e-mails de confirmation

7. Facture

Quand l’utiliser : pour demander le paiement d’un produit ou d’un service

Objet : Facture n° [Numéro de facture] de [Votre entreprise]

Bonjour [Nom],

Veuillez trouver ci-joint la facture n° [Numéro] pour [brève description des produits/services] d’un montant de [montant total].

Voici un récapitulatif de la facture :

• N° de facture : [Numéro]

• Date de la facture : [Date]

• Date d’échéance : [Date]

• Montant dû : [Montant]

Le paiement peut être effectué par :

• [Premier mode de paiement]

• [Deuxième mode de paiement]

• [Troisième mode de paiement]

Si vous avez des questions à propos de cette facture, n’hésitez pas à me contacter.

Je vous remercie de votre confiance,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ce modèle est efficace : ce modèle est clair et professionnel tout en employant un ton amical. Il présente toutes les informations essentielles afin que les clients comprennent facilement ce qu’ils paient et comment payer. Joignez toujours la facture avec tous les détails et simplifiez au maximum le paiement.

En savoir plus sur les bonnes pratiques pour la facturation

8. Demande d’avis ou de témoignage

Quand l’utiliser : après avoir terminé un projet ou fourni un produit ou un service

Objet : Nous aimerions connaître votre avis sur votre récente expérience

Bonjour [Nom],

Que pensez-vous [du produit ou du service que vous avez fourni] ?

Vos commentaires nous aideront à améliorer notre [type de service ou de produit]. Pourriez-vous nous faire part de votre expérience en faisant un rapide commentaire ? Cela ne vous prendra que deux minutes.

Vous pouvez laisser votre avis ici : [Lien vers la plateforme d’évaluation ou le formulaire de témoignage]

Merci de votre soutien et de votre fidélité.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ce modèle est efficace : avec ce modèle, la demande est simple et précise. Vous expliquez pourquoi les avis sont importants sans trop insister. Envoyez cet e-mail lorsque les clients ont le plus de chances d’être satisfaits (généralement trois à sept jours après la livraison des produits, ou une fois le projet terminé pour les services).

En savoir plus sur le recueil d’avis auprès des clients

9. Promotion ou réduction

Quand l’utiliser : lorsque vous proposez des offres spéciales à des clients ou des abonnés

Objet : Offre spéciale pour [une certaine catégorie de clients] : [Brève description de l’offre, par exemple « Économisez 50 € sur tout achat »]

Bonjour [Nom],

Je tenais à vous faire part d’une offre exceptionnelle spécialement pour vous :  
[Description claire de l’offre, de la réduction ou de la promotion]

Pour profiter de cette offre :

• [Première étape : « Utilisez le code FIDÉLITÉ20 lors du paiement »]

• [Deuxième étape]

Cette offre est valable jusqu’au [date de fin].

Merci de faire partie des fidèles clients de [Votre entreprise] !

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]
[P.S. Ajoutez les conditions générales si nécessaire]

Pourquoi ce modèle est efficace : ce modèle crée un sentiment d’exclusivité qui incite à passer à l’action. Les gens réagissent bien lorsqu’une offre leur est spécialement adressée. L’ajout d’une date limite claire améliore le taux d’engagement et indiquer la valeur monétaire de la réduction (« Économisez 50 € », par exemple) est souvent plus efficace que des réductions en pourcentage pour les articles les plus chers.

Apprendre à développer une stratégie de réduction pour votre activité

10. Réponse du service client

Quand l’utiliser : pour répondre aux questions, problèmes ou réclamations des clients

Objet : À propos de votre [question ou commentaire] concernant [un problème spécifique]

Bonjour [Nom],

Merci de nous avoir contactés à propos de [brève description du problème ou de la question] et d’avoir attiré notre attention sur ce point.

[Faites preuve de compréhension et d’empathie au regard de la situation]

[Répondez directement à la question ou expliquez comment vous cherchez à résoudre le problème]  

Voici comment nous allons résoudre ce problème :

1. [Première étape]

2. [Deuxième étape]

3. [Troisième étape]

Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à me contacter directement. Je suis là pour vous aider.

Merci de votre patience.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Votre entreprise]
[Coordonnées]

Pourquoi ce modèle est efficace : ce modèle transforme les préoccupations des clients en opportunités en indiquant que vous comprenez leurs sentiments et en proposant des solutions claires. Répondez dans les 24 heures et concentrez-vous sur la résolution du problème plutôt que sur une explication. Pour les problèmes complexes, donnez des étapes claires et concrètes au lieu de longues explications. 

11. Panier non finalisé

Quand l’utiliser : lorsque les clients ajoutent des articles à leur panier en ligne mais qu’ils quittent le site sans avoir acheté

Objet : Avez-vous oublié quelque chose ? Votre panier vous attend

Bonjour [Nom],

Nous avons remarqué que vous avez laissé des articles dans votre panier : [Nom du produit] - [Brève description ou prix]

Vos choix ont été enregistrés et vous pourrez y accéder de nouveau dès que vous souhaiterez passer à l’achat.
[Facultatif : joignez une photo de l’article]

Pour vous convaincre, voici une offre spécialement pour vous : utilisez le code [code de réduction] pour bénéficier de 10 % de réduction sur votre commande (valable pendant 48 heures).

Cliquez ci-dessous pour revenir à votre panier : 
[Bouton : Finaliser votre achat]

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour passer commande, veuillez répondre à cet e-mail ou nous contacter à [coordonnées].

Bon shopping !
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Pourquoi ce modèle est efficace : ce modèle rappelle gentiment aux clients les articles qui les intéressent, tout en facilitant l’achat. Pour des résultats optimaux, envoyez-le dans les 24 heures qui suivent l’ajout des articles au panier. Personnalisez l’e-mail avec des informations et des images du produit. Envisagez de proposer une réduction limitée dans le temps ou la livraison gratuite, par exemple.

En savoir plus sur les e-mails relatifs aux paniers abandonnés

Les bonnes pratiques pour les e-mails professionnels

Outre l’utilisation de modèles, suivez ces conseils pour optimiser vos e-mails professionnels et pour gagner plus de temps.

• Apportez une touche personnelle. Si les modèles fournissent une structure, modifiez toujours les informations clés en fonction de chaque destinataire. Utilisez son nom, mentionnez votre dernière conversation et adaptez le ton selon votre relation. Ce petit effort permet aux destinataires de se sentir valorisés et vous permet d’obtenir plus de réponses.

• Automatisez de manière stratégique. Créez des séquences d’e-mails automatisés pour les communications routinières, telles que les e-mails de bienvenue, les confirmations de commande et les rappels de rendez-vous. Vous assurez ainsi le bon fonctionnement de votre activité tout en vous laissant du temps pour des interactions plus personnalisées.

• Rédigez des objets d’e-mail accrocheurs. C’est l’objet qui détermine si votre e-mail va être lu. Assurez-vous qu’il est spécifique, pertinent et intéressant sans utiliser de tactiques d’appâts à clics. Ajouter le nom du destinataire ou mentionner votre dernière conversation peut améliorer le taux d’ouverture.

• Pensez à la lisibilité. Utilisez des paragraphes courts, beaucoup d’espaces vides et une police épurée et professionnelle dans votre design d’e-mail. Appliquez un format différent aux informations importantes ou utilisez des listes à puces pour les faire ressortir.

• Faites preuve de concision. N’oubliez pas que le temps du destinataire est précieux : allez droit au but. Rédigez au maximum trois à cinq paragraphes courts et utilisez des listes à puces pour aérer le texte si besoin.

• Mentionnez une étape suivante claire. Tout e-mail professionnel doit contenir un appel à l’action. Expliquez clairement ce que vous voulez que le destinataire fasse ensuite : répondre, cliquer sur un lien ou prendre une décision, par exemple.

• Relisez votre e-mail avant de l’envoyer. Les erreurs nuisent à votre professionnalisme. Relisez toujours les e-mails avant de les envoyer ou utilisez un outil de relecture pour détecter les erreurs.

• Testez l’e-mail sur tous les appareils. Vérifiez que vos e-mails s’affichent correctement et que les liens fonctionnent sur les ordinateurs et sur les appareils mobiles. En effet, de nombreuses personnes lisent leurs e-mails sur leur téléphone.

• Signez de manière appropriée. Choisissez des signatures d’e-mail qui correspondent à la relation et à la situation. Dans un contexte professionnel, vous pouvez utiliser des formules telles que « Cordialement », « Sincères salutations » ou « Merci ».

• Relancez de manière réfléchie. Si vous ne recevez pas de réponse, relancez une ou deux fois en envoyant des rappels courtois plutôt que de supposer le pire ou d’envoyer plusieurs relances trop rapidement.

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