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Les entrepreneurs qui proposent leurs services sur rendez-vous vendent leur temps, c’est pourquoi une bonne expérience client est indispensable à leur réussite. Comment assurer donc une expérience de réservation positive ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour la gestion et la prise de rendez-vous à distance :
E-mail
Téléphone
Invitations de calendrier
Plateformes de visioconférence
Logiciels de prise de rendez-vous
L’option la plus complète pour vous et la plus flexible pour vos clients consiste à intégrer un logiciel de prise de rendez-vous à votre site web. Un outil de gestion des rendez-vous efficace vous permettra d’offrir une expérience client exceptionnelle, tout en facilitant la gestion de votre activité.
Choisir le meilleur outil de gestion des rendez-vous
Conçus pour vous faire gagner du temps et économiser vos ressources, les logiciels de gestion des rendez-vous s’imposent comme la meilleure option pour les petites entreprises. Vous définissez vos disponibilités, et vos clients prennent rendez-vous. Finis les échanges par e-mail ou par téléphone pour trouver un créneau qui convienne aux deux parties.
Pour être efficace, un logiciel de gestion des rendez-vous en ligne doit aussi se connecter aux différents outils utilisés par vos clients : e-mails, téléphone, agenda et plateformes de visioconférence. Pour vous éviter les tâches manuelles, les rappels de rendez-vous et les invitations de calendrier sont envoyés automatiquement.
Pour bien choisir votre logiciel de gestion des rendez-vous, il convient d’identifier les fonctionnalités nécessaires pour développer votre clientèle. Outre la prise de rendez-vous, votre outil doit vous apporter les avantages suivants :
Options de design vous permettant d’insérer le logo et les couleurs de votre marque.
Flux d’onboarding et de suivi personnalisables pour que vos clients se sentent bien pris en charge avant et après votre rendez-vous.
Prise en charge de différents modèles économiques, comme les rendez-vous classiques ou les offres de type « Pay What You Want », qui consistent à laisser au client le choix du prix.
Accès à une application conçue pour faciliter la gestion des rendez-vous et des encaissements, où que vous soyez.
Découvrez nos autres conseils pour bien choisir votre logiciel de gestion des rendez-vous
Bonnes pratiques pour la prise de rendez-vous en ligne
Veillez à fournir aux clients toutes les informations nécessaires pour qu’ils réservent en toute confiance. Pensez à inclure tous les détails que vous souhaitez généralement connaître avant de prendre rendez-vous auprès d’une entreprise comme la vôtre. Voici quelques conseils pour inspirer confiance et inciter vos clients à faire appel à vos services.
Affichez clairement l’identité de votre entreprise : la meilleure solution consiste à intégrer votre outil de prise de rendez-vous à votre site web. Les visiteurs pourront ainsi vous découvrir à leur guise et revenir pour réserver leur créneau. N’hésitez pas à personnaliser votre outil de planification. Vous pouvez y ajouter votre logo, un arrière-plan et des couleurs de texte qui marquent les esprits.
Détaillez les rendez-vous : précisez les différents types de rendez-vous que vous proposez et décrivez-les clairement. Vos clients pourront ainsi sélectionner le rendez-vous le plus adapté à leurs besoins.
Affichez vos tarifs : indiquez les tarifs de vos services pour permettre aux clients de choisir l’option la plus adaptée à leurs besoins et à leur budget. Si vos tarifs varient, précisez le prix de départ ou une fourchette indicative.
Précisez la durée des rendez-vous : veillez à indiquer la durée des séances proposées.
Informez sur votre politique d’annulation et de remboursement : Une politique d’annulation et de remboursement claire saura protéger les deux parties. Précisez vos modalités, en particulier vos délais et vos frais d’annulation.
Comment profiter pleinement de votre outil de gestion des rendez-vous
Confiez les tâches administratives les plus courantes à votre système de gestion des rendez-vous. Mettez en place des automatisations conformes aux bonnes pratiques en la matière. Vous pourrez ainsi assurer une excellente prise en charge de vos clients, même en dehors de vos échanges directs.
Voici quelques conseils pour gagner du temps tout en offrant une expérience client hors pair.
Automatiser l’encaissement des paiements et des acomptes
Accélérez votre processus de facturation et de paiement. Optez pour un processeur de paiement comme Stripe, Paypal ou Square pour encaisser paiements et acomptes.
Qui plus est, en choisissant de recueillir les informations bancaires de vos clients et de leur demander un acompte, vous protégerez vos finances. Selon une enquête menée auprès des utilisateurs Acuity Scheduling, 84 % des personnes interrogées ont déclaré avoir pu réduire le nombre de rendez-vous non honorés et d’annulations grâce aux acomptes. En effet, vos clients sont plus enclins de respecter leur engagement, et vous vous faites payer même s’ils annulent au dernier moment.
Découvrez nos autres conseils pour réduire le nombre de rendez-vous non honorés
Intégrer le formulaire de renseignements au processus de prise de rendez-vous
Selon la nature de votre activité, il peut s’avérer utile de recueillir des informations sur le client avant votre premier rendez-vous. Au lieu de multiplier les échanges par e-mail ou par téléphone, créez un formulaire personnalisé qui sera envoyé automatiquement.
Avec Acuity, vous pouvez configurer un formulaire de renseignements personnalisé pour chaque type de rendez-vous que vous proposez. Ce formulaire pourra être intégré à votre processus de prise de rendez-vous en ligne ou envoyé automatiquement lors de chaque réservation.
Même la qualité des réponses fournies par vos clients est susceptible de s’améliorer, puisqu’ils auront le temps d’y réfléchir.
Personnalisez vos e-mails par type de rendez-vous
Une solution simple pour renforcer votre relation client consiste à personnaliser l’apparence et le ton de vos e-mails. Vous pouvez utiliser un modèle à cet effet. Après avoir saisi les informations nécessaires, vous pourrez associer les couleurs, les images et le ton de votre choix.
Grâce à cette touche personnelle, vos e-mails sauront marquer les esprits et rappeler à vos clients pourquoi ils ont choisi vos services. Vous pourrez donc créer du lien même lorsque vous n’envoyez pas vous-même les e-mails.
Voir quelques exemples d’e-mails clients
Automatiser les rappels de rendez-vous
Les rappels permettent de réduire le risque que vos clients n’honorent pas leurs rendez-vous. Notre enquête révèle que si vous leur envoyez des rappels par e-mail ou par SMS, les chances que vos clients honorent leurs rendez-vous augmentent de 89 %. Les rappels par SMS envoyés peu avant les rendez-vous s’avèrent particulièrement efficaces.
Découvrez les bonnes pratiques en matière de rappels par SMS
Faciliter la prise de rendez-vous en ligne
Plus le processus de prise de rendez-vous est simple, plus vos clients seront enclins à choisir vos services. Veillez à faciliter l’accès à vos disponibilités sur toutes les plateformes que vous utilisez à titre professionnel pour permettre aux clients de vous découvrir en ligne et de faire appel à vous.
Outre votre site web, vous pouvez promouvoir votre outil de prise de rendez-vous sur les canaux suivants :
Réseaux sociaux : n’hésitez pas à inclure un lien vers votre page Rendez-vous pour permettre aux clients potentiels de réserver vos services dès qu’ils les découvrent. Ajoutez le lien sur la page de votre lien dans la bio pour faciliter l’accès. Avec Acuity Scheduling, vous pouvez connecter votre calendrier directement à votre profil.
E-mails clients : insérez votre lien pour la prise de rendez-vous dans la signature de votre adresse e-mail professionnelle, ainsi que dans le pied de page de vos campagnes de marketing par e-mail ou de votre newsletter. Vous pourrez ainsi vous démarquer et favoriser la prise de rendez-vous.
Cartes de visite : pensez à inclure sur vos cartes de visite le lien vers votre site web ou votre page Rendez-vous. Les cartes au format papier permettent de rafraîchir la mémoire des clients potentiels et de les inciter à donner suite. Votre lien pour la prise de rendez-vous doit être facile à lire et à orthographier.
Magasin physique : le cas échéant, n’hésitez pas à afficher dans vos locaux les informations nécessaires pour encourager la prise de rendez-vous. Vous pouvez créer un QR code personnalisé que vos clients pourront scanner pour accéder facilement à votre page de réservation.
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Cette publication a été mise à jour le 18 avril 2023.